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脱Excelが求められる背景と理由
ビジネスのデジタル化が進む現代において、従来のExcel中心の業務フローに限界が見え始めています。なぜ今、多くの企業が「脱Excel」を模索しているのでしょうか。
Excel活用における主な課題
Excelは多機能で使いやすいツールですが、ビジネス環境の変化とともに様々な課題が浮き彫りになっています。
まず、情報共有の難しさはExcelの大きな問題点です。複数人での同時編集が難しく、ファイルをメールで送り合うことで最新版がどれか分からなくなることがよくあります。また、誰がいつ何を変更したのかの履歴管理も十分とは言えません。
ファイル管理の煩雑さも頭を悩ませる要因の一つです。似たような名前のファイルが複数存在し、「最新版」「確定版」などの名前が付いたファイルが乱立することで、正しいファイルを探すだけでも時間がかかります。
さらに、Excel業務の属人化も深刻な問題です。複雑なマクロや関数を駆使した表計算ファイルは、作成者以外には理解しづらく、担当者が退職すると業務が滞るリスクがあります。
大量データ処理の限界も見逃せません。行数が数万を超えるようなデータを扱うと動作が遅くなり、クラッシュするケースも少なくありません。
DXの推進により求められる脱Excel化
現代のビジネス環境では、DX推進が企業の競争力維持に不可欠となっています。「脱Excel」はこのDX推進の一環として注目を集めています。
DX推進において重要なのは、データの一元管理と活用です。部署ごとに別々のExcelファイルでデータを管理していると、会社全体のデータ活用が困難になります。クラウドベースのツールやデータベースを活用することで、リアルタイムなデータ連携と分析が可能になります。
また、業務プロセスの自動化も重要なポイントです。Excelでは自動化にも限界があり、特にシステム間の連携が難しいケースが多くあります。しかし、APIを活用した新しいツールを導入することで、データの取得から処理、活用までの一連の流れを自動化できます。
企業の成長にともない、扱うデータ量や複雑さは増していきます。そのスケーラビリティの観点からも、Excel中心の業務からの脱却が求められているのです。
Excelに向いている業務と向いていない業務
しかし、すべての業務から一気にExcelを排除するのではなく、業務内容に応じた適切なツール選択が重要です。どのような業務にExcelが適しているのか、あるいは不向きなのかを見極めましょう。
Excelが効果的な業務領域
単純なデータ集計や分析は、Excelの得意分野です。少量から中程度のデータ量であれば、関数やピボットテーブルを使って素早く結果を得ることができます。営業担当者が自分の売上実績を分析する程度なら、Excelで十分対応可能でしょう。
また、一時的な表作成やシミュレーションにも、Excelが適しています。会議資料や簡易的な予算シミュレーションなど、継続的に使用しない一過性の資料作成には、Excelの柔軟性が役立ちます。Excelは、個人の業務管理ツールとしても優れています。個人のタスク管理や進捗管理など、他者と共有する必要がない場合は、使い慣れたExcelを利用することで効率よく管理できるでしょう。
そして、電卓代わりに使ったり、簡単な関数で計算結果を確認したりする用途においても、Excelは手軽で使いやすいツールです。
代替ツールを検討すべき業務
一方で、Excelの限界を超える業務には、より適したツールへの移行を検討すべきです。
例えば、多人数での情報共有が必要な業務は、Excelの弱点が露呈しやすいです。複数メンバーが同時に編集する必要がある場合や、リアルタイムでの情報更新が求められる場合には、クラウドベースのツールが適しています。
大量データの処理や分析も、Excelが苦手とする分野です。数十万行を超えるようなデータを扱う場合や、複雑な集計・分析が必要な場合は、専用のデータベースやBIツールの導入を検討すべきでしょう。
定型業務の自動化も、Excel以外のツールの方が適しているでしょう。定期的なレポート作成や、システム間のデータ連携などは、RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）やAPIを活用した自動化ツールが効果的です。
複雑なワークフロー管理も、専用ツールの方が優れています。承認フローを含む業務や、条件分岐の多い複雑なプロセスは、ワークフロー管理ツールやBPMツールで効率化できます。
Excel代替ツールの種類と選び方
Excelの代わりとなるツールはさまざま存在しますが、業務内容や組織の特性に合わせて、最適なものを選ぶことが重要です。
オンラインスプレッドシート
情報共有や共同作業の効率を重視する場合、クラウド型のオンラインスプレッドシートが最適です。リアルタイムで複数人が同時に編集できる機能や、変更履歴の自動保存、コメント機能などが搭載されており、チームでの作業に強みを発揮します。また、他のツールとの互換性も高く、移行が容易な点が魅力です。
ビジネスインテリジェンス（BI）ツール
データ分析やデータの可視化を強化したい場合は、専用のBIツールの導入が有効です。直感的な操作で高度なデータ分析が可能なツールを用いれば、膨大なデータを高速で処理できます。また、インタラクティブなダッシュボードを簡単に作成できるツールもあり、データドリブンな意思決定をサポートしてくれます。
また、Excelなどの異なるデータソースからのインポートをスムーズに行え、既存のデータ管理システムとの親和性が高いBIツールも多いです。このようなBIツールを用いることで、予測分析やAI機能を活用し、より精度の高い分析を行うことも可能です。
業務特化型ソリューション
さらに、特定の業務に特化したツールを選ぶことで、より効率的な業務遂行が可能になります。
プロジェクト管理ツールは、タスク割り当てや進捗状況の管理に特化しており、視覚的に進捗を把握することができます。チームでの作業分担や、複数のプロジェクトを同時に進行する際に役立ちます。
顧客管理（CRM）ツールは、顧客情報や商談の管理に最適で、営業活動を効率化してくれます。顧客データの管理をExcelで行っている場合、CRMツールに移行することで、より高機能で効率的なデータ管理が可能になります。
ローコードツールで“自社仕様”の業務アプリを内製化
Excelの代替として注目されているのが、kintoneやMicrosoft Power Platformなどのローコード開発ツールです。これらは、専門的なプログラミング知識がなくても、ドラッグ＆ドロップやテンプレートを活用して、業務に合わせたアプリケーションを短期間で構築できるのが特長です。
たとえば、Excelで管理していた「案件進捗表」や「問い合わせ対応履歴」などを、kintone上でアプリ化することで、入力ミスの防止やリアルタイムな情報共有が可能になります。また、Power Platformを使えば、Power Appsによるアプリ開発に加え、Power Automateでの業務フロー自動化、Power BIによるデータ可視化など、業務全体の最適化を一気通貫で実現することができます。
ローコードツールは、業務の属人化を防ぎつつ、現場主導での改善活動を促進する手段としても有効です。特に、部門ごとに異なる業務フローや管理項目が存在する場合、柔軟にカスタマイズできる点が大きなメリットとなります。
脱Excelのステップと導入プロセス
脱Excelは一気に行うのではなく、段階的に進めることが成功の鍵です。現状分析から始め、優先度を決めて着実に進めていきましょう。
現状分析と問題点の洗い出し
まずは現在のExcel活用状況を把握することから始めましょう。どのような業務でExcelを使っているのか、そして各業務の問題点は何かを明確にします。
業務の洗い出しでは、部門ごとにExcelで行っている作業をリストアップしましょう。営業部門の売上管理、マーケティング部門のキャンペーン分析、人事部門の勤怠管理など、できるだけ細かく分類するとよいでしょう。
問題点の特定では、各業務における具体的な課題を明らかにします。「売上データの集計に毎月2日かかる」「複数人での同時編集ができず、更新に時間差が生じる」など、具体的な問題点を列挙していきましょう。
そして、業務の優先順位付けも重要です。問題の深刻度、改善による効果、移行の難易度などを考慮して、どの業務から着手するかを決定します。ボトルネックとなっている業務や、移行効果が高い業務から取り組むと、成功事例を作りやすくなります。
代替ツール選定と移行計画の策定
問題点を特定したら、適切な代替ツールを選定し、移行計画を立てましょう。
要件定義では、新ツールに求める機能を明確にします。必須機能とあれば便利な機能を区別し、優先順位をつけておくと、ツール選定がスムーズになります。
ツール比較では、候補となるツールの機能、価格、使いやすさ、サポート体制などを多角的に評価しましょう。可能であれば、無料トライアルを活用して実際に使ってみることをおすすめします。
移行スケジュールの作成も欠かせません。一度にすべての業務を移行するのではなく、段階的に進めることが重要です。パイロット部門を決めて小規模に始め、成功体験を積み重ねていく方法が効果的です。
コスト計画も立てておきましょう。ツールの導入費用だけでなく、トレーニングコストやサポート費用なども考慮に入れます。また、移行による業務効率化で得られる効果（工数削減など）も可能な限り数値化しておくと、投資対効果の説明がしやすくなります。
ユーザートレーニングと運用体制の構築
新ツールの導入には、ユーザーのトレーニングと適切な運用体制の構築が不可欠です。
トレーニングプログラムでは、利用者のITリテラシーに合わせた内容を準備しておきましょう。基本操作から応用機能まで、段階的に学べるよう設計するとよいでしょう。また、マニュアルや動画教材を用意しておくと、後から参照できて便利です。
キーユーザーの育成も重要です。各部門でツールに詳しいユーザーを育て、日常的な質問に対応できる体制を作ります。キーユーザーが部門内でのツール活用を促進し、スムーズな移行をサポートします。
運用ルールの策定では、データ入力のルールやファイル命名規則など、新ツールでの作業標準を明確にしましょう。統一されたルールがあると、混乱を防ぎ、データの品質も保たれます。
定期的な振り返りと改善も大切です。新ツール導入後も、利用状況や課題を定期的に確認し、必要に応じて運用方法やトレーニング内容を見直します。継続的な改善サイクルを回すことで、ツールの定着と効果の最大化を図りましょう。
まとめ
脱Excelは単なるツール変更にとどまらず、業務プロセスそのものの見直しを意味します。Excelが得意な業務と苦手な業務を見極め、適材適所でツールを選定することが大切です。簡単な集計や少人数での業務にはExcelを活用し、大規模なデータ処理や多人数での情報共有に専用ツールを導入することが、業務効率化につながります。
また、DX推進においては、適切なツール選択とそれを活用できる人材育成が重要です。そして、ツール導入と並行して、デジタルリテラシーの向上を図り、変化に対する抵抗感を減らす工夫も必要です。Excelの得意・不得意を見極め、業務に合ったツールを選ぶことで、効率化と正確性の向上が期待できるでしょう。
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参考文献
https://chotto-raku.com/de-excelization/
