勤怠管理とは？エクセル管理が抱える課題とシステム化による業務改善

脱Excel

2025.07.04

勤怠管理は企業運営において欠かせない業務プロセスですが、多くの中小企業ではいまだにエクセルやタイムカードによる手作業での管理が主流となっています。この従来型の管理方法は、初期コストが低いという利点がある一方で、人的ミスや業務効率の低下、法令遵守の難しさなど、様々な課題を抱えています。この記事では、エクセルによる勤怠管理の限界点と、システム導入によってもたらされる具体的なメリット、さらには自社に最適なシステム選びのポイントまで解説します。業務効率化を検討している方々は、ぜひ参考にしてください。

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勤怠管理とは？基本的な理解と重要性

勤怠管理とは、従業員の出退勤時間や休暇取得状況、残業時間などの勤務実績を記録・管理するプロセスを指します。単なる勤務時間の管理だけでなく、労働基準法をはじめとする各種法令遵守の証明や、適正な給与計算の基礎資料としても重要な役割を担っています。

勤怠管理の基本要素

効果的な勤怠管理には、以下の要素が含まれます。これらの要素をしっかりと把握し、管理することが法令遵守と業務効率化の両立につながる重要なポイントです。

出退勤時間の記録と管理
休憩時間の適切な記録
残業時間・深夜勤務の把握
休暇（有給・特別休暇など）の取得状況管理
シフト作成と勤務スケジュール管理
各種勤怠データの集計・分析
給与計算への連携

勤怠管理が企業にもたらす価値

適切な勤怠管理は単なる事務作業ではなく、企業経営において多くの価値をもたらします。正確な労働時間の把握は、従業員の健康管理や働き方改革への対応に直結します。また、勤怠データの分析により、業務効率の改善や人員配置の最適化など、経営判断の材料としても活用できます。

さらに、2019年4月から施行された「働き方改革関連法」により、企業には客観的な方法による労働時間の把握が義務付けられました。これにより、従来のような自己申告制だけでは不十分となり、より正確な勤怠管理の重要性が高まっています。

エクセルによる勤怠管理の現状と限界点

多くの中小企業では、コスト面や導入のしやすさから、エクセルを使った勤怠管理が広く行われています。エクセル活用のメリットはいくつかありますが、企業規模の拡大や働き方の多様化に伴い、エクセル管理では対応しきれない課題が顕在化してきています。

エクセル管理のメリット

エクセルによる勤怠管理には、初期導入が容易という点で確かな利点があります。専用システムの導入コストがかからず、すぐに運用を開始できるのは魅力的です。また、自社の業務フローに合わせたカスタマイズが自由にできる柔軟性も持ち合わせています。

特に少人数の組織や、シンプルな勤務体系を持つ企業にとっては、エクセル管理で十分対応できるケースも少なくありません。慣れ親しんだツールであるため、新たな学習コストも発生しないというメリットもあります。

エクセル管理の主な課題と限界

しかし、企業規模が大きくなるにつれて、エクセル管理はさまざまな課題に直面します。人的ミスのリスクが高まり、業務効率の低下を招くことは避けられません。

以下が、エクセル管理による主な問題点になります。

課題	具体的な問題点	影響
データ入力の手間	タイムカードやメモからの手動転記作業が必要	作業時間の浪費、担当者の負担増
人的ミスの発生	入力ミス、計算式の誤り、データの重複・欠落	給与計算の誤り、法令違反リスク
リアルタイム性の欠如	データ更新に時間差が発生、最新状況の把握が困難	経営判断の遅れ、労務管理の非効率化
データ共有の難しさ	同時編集の制限、版管理の複雑さ	情報共有の遅延、ファイル破損リスク
セキュリティリスク	アクセス制限の脆弱性、暗号化の不足	個人情報漏洩のリスク、コンプライアンス違反
拡張性の限界	従業員増加や多拠点展開への対応困難	成長に伴う管理コストの急増

多様な働き方への対応困難

テレワークやフレックスタイム制など、多様な働き方が広がる現代において、エクセル管理では柔軟な対応が難しくなっています。リモートワーカーの勤怠把握や、複雑な勤務形態の管理には限界があり、働き方改革への対応という点でも課題が生じています。

また、36協定の遵守状況確認や、変形労働時間制の管理など、複雑な労務管理をエクセルだけで正確に行うことは、高い専門知識と手間を要します。法改正が頻繁に行われる労務分野において、常に最新の法令に対応したテンプレートを自社で維持することも困難です。

勤怠管理システムとは？基本機能と種類

勤怠管理システムは、従業員の出退勤記録から集計、分析までをデジタル化・自動化するツールです。従来のエクセル管理やタイムカードによる手作業と比較して、大幅な業務効率化と正確性の向上を実現します。

勤怠管理システムの基本機能

現代の勤怠管理システムは、単なる出退勤記録だけでなく、労務管理全体をサポートする多機能なツールへと進化しています。自動集計機能やリアルタイム把握が業務効率を大きく向上させるポイントです。勤怠管理システムには、以下のような機能が備えられています。

打刻機能（ICカード、生体認証、GPS、PCログイン連携など）
勤務時間の自動計算（残業、深夜勤務の区分も自動）
休暇管理（有給休暇の残日数自動計算、取得状況の可視化）
申請・承認ワークフロー（残業、休暇、シフト変更など）
シフト作成・管理機能
各種帳票・レポート自動作成
給与計算システムとの連携
法令対応（36協定管理、働き方改革対応など）
モバイル対応（スマートフォンからの打刻・申請）

勤怠管理システムの主な種類

勤怠管理システムには、導入方法や運用形態によって様々なタイプが存在します。企業規模や業種、予算に応じて最適なものを選ぶことが重要です。

クラウド型は初期投資を抑えられ、導入のハードルが低いのが特徴です。一方、オンプレミス型はカスタマイズ性に優れ、セキュリティに厳格な企業に適しています。最近では、中小企業向けの低コストなクラウドサービスも充実しており、選択肢が広がっています。

また、打刻方法にも様々な種類があり、タイムレコーダー型からスマートフォンアプリ、PCとの連携型まで、業務形態に合わせた選択が可能です。特にテレワークが増加している現在、場所を問わない打刻方法の需要が高まっています。

規模別・業種別の最適なシステム選定

勤怠管理システムは、企業規模や業種によって求められる機能が異なります。小規模企業では導入コストと操作のシンプルさが重視される一方、大企業では拡張性や他システムとの連携が重要視されます。

例えば、製造業では24時間シフト対応や工場別の集計機能、サービス業ではシフト管理の柔軟性、IT業界ではテレワーク対応や裁量労働制への対応など、業種ごとに特化した機能を持つシステムを選ぶことが大切です。

勤怠管理システム導入による具体的なメリット

勤怠管理システムを導入することで、エクセル管理では実現できなかった多くのメリットが得られます。業務効率化から従業員満足度の向上まで、様々な面で企業運営にポジティブな影響をもたらします。

業務効率の大幅な向上

勤怠管理システムの導入により、これまで手作業で行っていた多くの業務が自動化されます。

例えば、月末の勤怠集計作業は、エクセル管理では数日かかっていたものが、システム導入後はボタン一つで瞬時に完了します。また、申請・承認フローのデジタル化により、紙の申請書やメールでのやり取りが不要になり、承認プロセスが大幅にスピードアップします。

さらに、給与計算システムとの連携により、勤怠データを給与計算に自動反映させることができ、二重入力の手間や転記ミスのリスクを排除できます。これにより、人事担当者は戦略的な業務により多くの時間を割くことが可能になります。

コンプライアンスリスクの低減

労働基準法をはじめとする労務関連法規への対応は、企業にとって重要な責務です。勤怠管理システムは、法令遵守をサポートする機能を備えており、コンプライアンスリスクを大きく低減します。具体的には、以下のような機能がコンプライアンスリスクの低減に大きく役立っています。

36協定の自動チェック機能により、残業時間の上限超過を事前に警告
年5日の有給休暇取得義務化への対応を自動サポート
労働時間の適正把握（客観的記録）による働き方改革関連法への対応
労働基準監督署の調査に備えた各種帳票の自動作成・保存
みなし残業や変形労働時間制など、複雑な勤務形態への対応

法改正があった場合も、システムベンダーによるアップデートで対応できるため、常に最新の法令に準拠した勤怠管理が可能になります。これにより、法的リスクを最小限に抑えながら、安心して事業運営に集中できるようになります。

データの正確性と分析力の向上

エクセル管理では避けられなかった人的ミスや計算誤りを、システム化によって大幅に削減できます。データの正確性が向上するだけでなく、蓄積されたデータを活用した高度な分析も可能になります。

例えば、部署別・従業員別の残業時間推移や、繁忙期・閑散期のパターン分析など、エクセルでは困難だった多角的な分析を簡単に行えるようになります。これらの分析結果は、人員配置の最適化や業務プロセスの改善、さらには中長期的な人材戦略の立案にも活用できます。

また、リアルタイムでのデータ把握が可能になるため、問題が発生した際の早期発見・対応が実現します。これにより、残業の削減や労働環境の改善など、働き方改革の推進にもつながるのです。

従業員の利便性と満足度向上

勤怠管理システムは、管理側だけでなく従業員側にも多くのメリットをもたらします。スマートフォンからの打刻や申請が可能になるなど、従業員の利便性が大きく向上します。

特に、テレワークやフレックスタイム制など、場所や時間に縛られない働き方が増える中、いつでもどこでも勤怠情報にアクセスできる環境は、従業員の働きやすさに直結します。また、自身の労働時間や休暇取得状況をリアルタイムで確認できるため、ワークライフバランスの管理もしやすくなります。

承認プロセスの迅速化により、残業申請や休暇申請のストレスも軽減され、従業員満足度の向上につながります。このように、勤怠管理システムは「管理強化のためのツール」ではなく、「働きやすさを支援するツール」として機能することで、企業文化の改善にも貢献します。

勤怠管理システム選びのポイントと導入ステップ

勤怠管理システムを導入する際は、自社の特性や課題に合った最適なシステムを選ぶことが重要です。初期コストだけでなく、運用面や将来の拡張性も考慮した選定が重要です。

自社に最適なシステム選びの基準

勤怠管理システムを選ぶ際は、現状の課題を明確にした上で、必要な機能を見極めることが大切です。自社の働き方や組織構造に合ったシステムを選択することで、導入効果を最大化できます。以下のような選定基準を設け、選ぶとよいでしょう。

選定基準	確認ポイント
必要機能の網羅性	出退勤管理、残業申請、休暇管理、シフト管理など必要な機能が備わっているか
使いやすさ	管理者・従業員双方にとって直感的に操作できるインターフェースか
カスタマイズ性	自社の勤務ルールや申請フローに合わせた設定が可能か
他システムとの連携	給与計算システムや人事システムとのデータ連携が可能か
コスト	初期費用、月額費用、保守費用など総合的なコストパフォーマンス
サポート体制	導入時のサポートや運用後の問い合わせ対応は充実しているか
セキュリティ	データ保護対策やアクセス権限設定は十分か
拡張性	将来の従業員増加や機能追加に柔軟に対応できるか

費用対効果の考え方

勤怠管理システムの導入には一定のコストがかかりますが、それ以上の効果が期待できます。導入コストだけでなく、運用コストの削減や業務効率化による人件費削減、さらにはリスク回避による潜在的コスト削減も含めて検討することが重要です。

さらに、クラウド型システムであれば、初期投資を抑えながら月額課金で利用できるため、導入ハードルが低く、費用対効果を測りながら段階的に活用範囲を広げていくことも可能です。自社の規模や予算に合わせて、スモールスタートからはじめるのも一つの戦略です。

導入から定着までのステップ

勤怠管理システムの導入は、単にツールを入れ替えるだけでなく、業務プロセスの変更も伴います。成功させるためには、以下のように計画的なステップを踏むことが重要です。

ステップ	実施内容
1. 現状分析と課題の明確化	現在の勤怠管理における問題点を洗い出す
2. 要件定義	必要な機能やルールを明確にする
3. システム選定	複数のシステムを比較検討し、最適なものを選ぶ
4. 導入準備	勤務ルールや承認フローの設定、マスタデータの準備
5. テスト運用	一部の部署や従業員で試験的に運用し、問題点を検討する
6. 全社展開	段階的に利用範囲を拡大する
7. 教育・研修	管理者・従業員双方への操作方法や新ルールの周知
8. 運用定着	継続的なフォローアップと必要に応じた調整
9. 効果測定	導入前後の業務効率や残業時間などを比較し、効果を検証