【記入例】在留資格変更許可申請書とは？必要書類・記入例・提出方法をまとめて解説！

外国人材

2025.11.21

【記入例】在留資格変更許可申請書とは？必要書類・記入例・提出方法をまとめて解説！

日本で活動する外国人の方が、転職や結婚、進学など、活動内容の変更に伴って在留資格を変更する際には、「在留資格変更許可申請書」の提出が必要です。しかし、申請書の記入項目は多岐にわたり、添付すべき書類も在留資格ごとに異なるため、「どのように記入すればよいのか」「何を準備すればよいのか」と戸惑う方も少なくありません。本記事では、在留資格変更許可申請書の概要から具体的な記入例、必要書類の一覧、申請手続きの流れ、最新の法令・運用情報に基づいて総合的に解説します。これから申請を予定している方、企業でサポートを担当する方は、ぜひ参考にしてください。

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在留資格変更許可申請書の基本的な概要

在留資格変更許可申請書は、留学から就労、就労から配偶者など、状況に応じた円滑な在留継続に欠かせない手続きです。どのような場合に申請が必要となるのか、申請書の入手方法や注意点を理解しておくことで、スムーズに在留資格の変更手続きを進めることができます。

在留資格変更許可申請書とは、日本に在留する外国人が、現在持っている在留資格から別の在留資格へ変更する際に、出入国在留管理庁に提出する公式書類です。日本での活動内容や身分関係に変化が生じた場合、その新しい活動に対応した在留資格を取得する必要があり、この申請書がその手続きの中心となります。

たとえば、留学生が日本企業に就職する場合には「留学」から「技術・人文知識・国際業務」への変更が、日本人と結婚した外国人が家庭に入る場合には就労資格から「日本人の配偶者等」への変更が必要です。また、経営者として新たに事業を始める場合には「経営・管理」への変更を申請することになります。このように、在留資格の変更は活動内容や身分の変化に応じて必須となる重要な手続きです。

申請書の入手方法と形式

在留資格変更許可申請書は、出入国在留管理庁の公式ウェブサイトから無料でダウンロードできます。PDFファイルとExcelファイルの両方が用意されており、パソコンで直接入力することも、印刷して手書きで記入することも可能です。申請書の様式は在留資格ごとに若干異なる場合があるため、自分が申請する資格に対応した最新版を必ず確認してください。

また、地方出入国在留管理局の窓口でも申請書を入手できます。窓口では記入方法についての相談もできるため、初めて申請する方や記入に不安がある方は、直接訪問して確認するのもよいでしょう。

どんな場合に申請が必要か

在留資格変更許可申請が必要となる代表的なケースには、以下のようなものがあります。まずは、留学生が卒業後に日本企業に就職し、「留学」から「技術・人文知識・国際業務」や「特定技能」へ変更する場合です。次に、日本人や永住者と結婚し、「技術・人文知識・国際業務」などの就労資格から「日本人の配偶者等」や「永住者の配偶者等」へ変更する場合があります。

さらに、転職によって職務内容や雇用先が変わり、現在の在留資格では対応できない活動を行う場合も変更申請が求められます。また、起業して経営者となる場合には「経営・管理」への変更が必要です。いずれの場合も、在留資格の変更手続きを行わずに新しい活動を開始すると、不法就労や資格外活動となり、在留資格の取消しや退去強制の対象となる可能性があります。

変更前の在留資格	変更後の在留資格	変更理由の例
留学	技術・人文知識・国際業務	大学卒業後、日本企業に就職
技術・人文知識・国際業務	日本人の配偶者等	日本人と結婚し、家庭に入る
家族滞在	特定技能	家族滞在から就労資格へ変更
技術・人文知識・国際業務	経営・管理	起業して経営者となる

このように、在留資格の変更は日本での活動や身分の変化に応じて柔軟に対応する制度ですが、適切な手続きとタイミングが重要です。

在留資格変更許可申請書の記入例と書き方

在留資格変更許可申請書の記入は、正確さと整合性が求められます。記入項目は多岐にわたりますが、一つひとつの項目を丁寧に埋めることで、審査がスムーズに進み、許可の可能性が高まります。ここでは、申請書の主要な記入項目について、具体的な記入例とともに解説します。

基本情報の記入方法

申請書の冒頭には、氏名・生年月日・国籍・性別などの基本情報を記入します。氏名は在留カードやパスポートに記載されている通りに、アルファベット表記で正確に記入してください。姓と名の間にスペースを入れ、大文字・小文字の区別も正確に守ることが重要です。生年月日は「年/月/日」の形式で記入し、西暦を使用します。

国籍・地域欄には、パスポートに記載されている国籍を正確に記入します。性別は該当する項目にチェックマークを入れます。また、現在の在留カード番号や在留期限も正確に転記してください。これらの基本情報が在留カードやパスポートと一致していないと、審査の遅延や不備指摘の原因となります。

申請内容と理由の記入ポイント

申請書には、どの在留資格に変更したいのかを明記する欄があります。変更を希望する在留資格の名称を正確に記入し、さらにその理由を具体的に記述します。たとえば、「留学」から「技術・人文知識・国際業務」へ変更する場合、「大学卒業後、株式会社○○に正社員として就職し、マーケティング業務に従事するため」といった形で、活動内容と変更理由を明確に記載します。

理由の記述では、単に「就職のため」と書くのではなく、どのような職務内容で、どのような専門性が求められるのかを具体的に説明することが大切です。また、日本人と結婚して配偶者ビザに変更する場合は、「日本人である○○と令和○年○月○日に婚姻し、今後日本で生活するため」といった形で、身分関係の変化を明確に示します。

勤務先・活動先の記入方法

就労資格への変更申請では、勤務先の情報を詳細に記入する必要があります。会社名・所在地・電話番号・事業内容・従業員数などを正確に記載してください。会社名は登記簿に記載されている正式名称を使用し、所在地も都道府県から番地まで省略せずに記入します。事業内容は、日本標準産業分類に基づいた業種を記載すると審査がスムーズです。

また、職務内容の欄には、具体的な業務内容と専門性を記述します。たとえば、「営業として既存顧客への提案営業および新規顧客開拓を担当。大学で学んだマーケティング知識を活用し、海外取引先との英語でのコミュニケーションも行う」といった形で、学歴や経験との関連性を示すことが重要です。職務内容と変更後の在留資格の活動範囲が一致していることを明確に示すことで、許可の可能性が高まります。

記入項目	記入例	注意点
氏名	YAMADA Taro	在留カード・パスポートと完全一致
生年月日	1995/04/15	西暦で記入
変更希望資格	技術・人文知識・国際業務	正式名称を記入
変更理由	大学卒業後、株式会社○○にマーケティング担当として就職するため	具体的かつ簡潔に
勤務先所在地	東京都千代田区丸の内1-1-1	省略せず正確に

このように、申請書の各項目を正確かつ具体的に記入することで、審査担当者が申請内容を正しく理解し、許可判断がスムーズに進むようになります。

在留資格変更に必要な書類一覧

在留資格変更許可申請では、申請書本体に加えて、様々な添付書類の提出が求められます。必要書類は変更後の在留資格や申請者の状況によって異なりますが、ここでは代表的な書類と、その入手方法・作成時の注意点を解説します。書類の不備は審査の遅延や不許可の原因となるため、事前にしっかり確認しておくことが重要です。

本人が準備すべき基本書類

まず、すべての申請に共通して必要となる基本書類があります。パスポートと在留カードの原本は、申請時に必ず提示が求められます。また、証明写真は縦4cm×横3cmで、申請前3ヶ月以内に撮影したものを使用してください。背景は無地で、正面を向いた無帽の写真が必要です。

次に、住民票の写しがあります。これは市区町村役場で取得でき、申請前3ヶ月以内に発行されたものを提出します。住民票には世帯全員の情報が記載されたものを用意し、マイナンバーの記載がないものを選んでください。さらに、住民税の課税証明書および納税証明書も必要です。これらは前年の所得と納税状況を証明するもので、市区町村役場で取得できます。課税証明書と納税証明書は、日本での経済的安定性を示す重要な書類であり、未納がある場合は審査に悪影響を及ぼす可能性があります。

就労資格への変更時に必要な企業側書類

就労資格への変更申請では、雇用企業側が準備する書類も重要です。まず、登記事項証明書は法務局で取得でき、会社の正式名称・所在地・代表者・資本金などが記載されています。申請前3ヶ月以内に発行されたものを用意してください。次に、雇用契約書または内定通知書のコピーが必要です。これには職務内容・雇用期間・給与・勤務地などが明記されている必要があります。

さらに、企業の決算書類として、直近年度の損益計算書・貸借対照表・法人税の納税証明書などの提出が求められます。企業の経営状態や安定性を確認するための書類であり、中小企業の場合は特に詳細な説明が求められることがあります。また、事業内容を説明するパンフレットや会社案内なども添付すると、審査官の理解を助けます。

身分系資格への変更時に必要な書類

日本人や永住者の配偶者として「日本人の配偶者等」や「永住者の配偶者等」に変更する場合には、身分関係を証明する書類が必要です。まず、婚姻届受理証明書または戸籍謄本が必要で、市区町村役場で取得できます。申請前3ヶ月以内に発行されたものを用意してください。さらに、配偶者の住民票や課税証明書、納税証明書も提出します。

加えて、夫婦の関係性を証明するため、結婚式の写真・メールやSNSのやり取り・共同生活を示す資料(共同名義の賃貸契約書や光熱費の領収書など)を任意で添付すると、審査が有利に進むことがあります。身分系の在留資格では、婚姻の実体があるかどうかが重要な審査ポイントとなるため、実質的な夫婦関係を示す資料を丁寧に準備することが許可への鍵となります。

パスポート・在留カードの原本(提示)
証明写真(縦4cm×横3cm、3ヶ月以内撮影)
住民票の写し(3ヶ月以内発行、マイナンバー記載なし)
住民税の課税証明書・納税証明書(前年分)
登記事項証明書(企業側、3ヶ月以内発行)
雇用契約書または内定通知書のコピー(就労資格の場合)
婚姻届受理証明書または戸籍謄本(身分系資格の場合)
企業の決算書類(損益計算書、貸借対照表、納税証明書)

このように、必要書類は在留資格や状況に応じて多岐にわたります。事前に出入国在留管理庁のウェブサイトや窓口で最新の必要書類リストを確認し、漏れなく準備することが重要です。

在留資格変更許可申請の手続きと流れ

在留資格変更許可申請の手続きは、事前準備から結果通知、新しい在留カードの受領まで、いくつかのステップに分かれています。各段階でのポイントを押さえ、計画的に進めることで、スムーズな申請が可能になります。ここでは、申請の全体フローと各段階での注意点を解説します。

申請書類の準備と事前確認

まず、申請書と必要書類を漏れなく準備します。出入国在留管理庁のウェブサイトで最新の申請書様式と必要書類リストを確認し、自分の状況に合った書類をリストアップしてください。書類は原本とコピーを適切に準備し、原本は提示のみで返却されるもの、コピーを提出するもの、原本を提出するものをそれぞれ確認しておきます。

次に、申請書の記入は慎重に行い、記入漏れや誤字がないかを複数回チェックします。企業の担当者や行政書士に記入内容を確認してもらうのも有効です。また、添付書類がすべて揃っているか、発行日が期限内であるか、住所や氏名に誤りがないかも確認してください。書類の不備があると追加提出を求められ、審査期間が大幅に延びる可能性があるため、事前の確認が非常に重要です。

申請の提出方法と審査期間

申請書類が揃ったら、住所地を管轄する地方出入国在留管理局の窓口に提出します。窓口は平日の指定時間内に開いており、混雑状況によっては待ち時間が発生することがあるため、時間に余裕を持って訪問してください。申請時には、パスポートと在留カードの原本を提示し、受付番号や次回の来庁日が記載された「申請受理票」を受け取ります。

また、一部の在留資格ではオンライン申請が可能な場合もあります。オンライン申請システムにログインし、申請書をアップロードする形式ですが、対応している資格や条件が限られているため、事前に確認が必要です。審査期間は通常2週間から1ヶ月程度ですが、申請内容の複雑さや混雑状況によって異なります。審査中に追加書類の提出を求められることもあるため、連絡が取れる状態を保っておいてください。

結果通知と在留カードの受領

審査が完了すると、結果が通知されます。許可の場合は、指定された日時に再度出入国在留管理局を訪問し、新しい在留カードを受け取ります。この際、収入印紙の購入が必要です。収入印紙は局内または周辺の売店で購入でき、領収書として保管しておくことをおすすめします。

新しい在留カードを受け取る際には、記載内容に誤りがないか必ず確認してください。在留資格の種類・在留期限・就労制限の有無などを確認し、誤りがあればその場で申し出ます。一方、不許可の場合には、不許可理由が通知されます。理由を確認し、再申請の可能性や対応策について窓口や専門家に相談することが重要です。不許可の場合でも、理由を正しく理解し改善することで、再申請での許可が得られるケースも多くあります。

ステップ	内容	所要期間の目安
事前準備	申請書記入、必要書類の収集	1〜2週間
申請提出	出入国在留管理局窓口またはオンライン	1日
審査	内容確認、追加書類提出対応	2週間〜1ヶ月
結果通知	許可・不許可の通知	審査完了後即日〜数日
在留カード受領	収入印紙購入、新カード受取	1日