手書きの配車表の問題点とは？Excelの作成方法を紹介

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配車表とは？基本的な役割と重要性

配車表は、物流・運送業務における車両の運行計画を管理するための重要な書類です。日々の配送ルート、担当ドライバー、車両の割り当て、配送時間などの情報を一元管理することで、効率的な配送業務を実現します。

適切な配車表管理は、納期順守や顧客満足度の向上、運送コストの削減、ドライバーの労務管理など、運送業務の品質に直結します。特に複数のドライバーや車両を抱える企業では、配車表は経営効率化のための中核ツールといえるでしょう。

配車表には通常、以下のような情報が記載されています。

記載項目	内容
日付・曜日	配送日や曜日情報
車両情報	使用する車両のナンバーや種類
ドライバー情報	担当するドライバー名
配送先情報	顧客名、住所、連絡先
配送内容	積荷の内容、数量
時間指定	集荷・配送の時間帯
備考	特記事項、注意点

なぜ配車表の管理方法が重要なのか

配車表の管理方法は、業務効率だけでなく、ドライバーの労働環境や企業のコンプライアンスにも影響します。2024年問題や働き方改革関連法への対応が求められる中、効率的な配車管理はますます重要になっています。

適切な管理方法を選ばなければ、業務の遅延、人為的ミス、コミュニケーション不足といった問題が発生し、最終的には顧客満足度の低下やコスト増加につながります。業務量が増える中でも効率的に対応できる管理方法を選ぶことが、運送業の持続可能な成長に不可欠です。

手書き配車表が抱える7つの問題点

多くの運送会社ではいまだに手書きの配車表を使用していますが、この方法には数多くの問題点が存在します。デジタル化が進む現代において、手書き管理はさまざまな非効率を生み出しています。手書きの配車表は、主に以下の問題・課題が発生します。

問題点	内容・弊害
記載ミスや読み間違いのリスク	手書きは筆跡の個人差により、他のスタッフが読み間違える可能性があります。特に急いでいる時や疲れている時は、記入ミスも発生しやすくなります。
修正の手間と痕跡	配送計画の変更が生じた場合、消しゴムや修正液での修正は手間がかかり、修正痕が残るため見づらくなります。
複製・共有の非効率性	手書き書類はコピーするか写す必要があり、リアルタイム共有が困難です。これにより情報伝達の遅延が生じます。
データ分析の困難さ	手書きデータは集計や分析が困難で、過去の配送傾向から最適化するといった分析がほぼ不可能です。
保管の煩雑さと紛失リスク	紙の配車表は保管スペースを取り、検索性が低く、紛失や劣化のリスクがあります。
遠隔地とのコミュニケーション障壁	複数拠点がある場合、手書き書類の共有はFAXや写真送信などの追加作業が必要です。
環境負荷	紙の大量使用は環境への負荷となります。

これらの問題は、業務量が増えるほど深刻化します。特に配送先や車両台数が多い企業では、手書き管理による非効率が業績に大きく影響することも少なくありません。手書き配車表は短期的には低コストに見えても、長期的には大きな機会損失を招く可能性があることを認識すべきでしょう。

働き方改革への対応困難

手書き配車表の問題は、ドライバーの労働時間管理においても顕著です。2024年4月から施行されたトラックドライバーの時間外労働上限規制（年間960時間）に対応するためには、正確な労働時間の記録と分析が必要です。

手書きの配車表では、ドライバーの拘束時間や休憩時間の管理が煩雑になり、法令遵守の確認作業に多くの時間を費やすことになります。また、適切な休憩場所の確保や効率的な配送ルート設計など、ドライバーの労働環境改善に必要な分析も困難です。

Excelで作成する配車表の基本と作り方

手書きの配車表の問題点を解消するために、多くの企業がExcelでの配車表作成に移行しています。Excelを使用すれば、修正が容易で、データの共有も比較的スムーズになります。

Excelでの配車表作成には、基本的なスキルと適切なテンプレート設計が必要です。効果的な配車表を作るためのステップを見ていきましょう。

基本的な配車表フォーマットの作り方

Excelで配車表を作成する際は、まず必要な情報を整理し、見やすいレイアウトを考えることが重要です。配車表に必要な基本項目を盛り込みながらも、シンプルで使いやすい設計を心がけましょう。

Excelの基本機能を活用することで、情報の視認性と操作性を大幅に向上させることができます。例えば、条件付き書式を使って遅延リスクのある配送を色分けしたり、フィルター機能で特定の条件に合う配送だけを表示したりできます。

例えば、以下のような機能を使うとよいでしょう。

項目	設計のポイント
シート構成	日別・週別・月別など、業務サイクルに合わせたシート分けを行う
ヘッダー部分	日付、曜日、天気予報欄などを設置
車両・ドライバー情報	車両番号、ドライバー名を縦軸に配置
時間軸	横軸に時間帯を設定し、スケジュールを視覚化
配送情報	顧客名、荷物内容、配送先住所、連絡先などを記入できるセルを用意
備考欄	特記事項を記載するスペース
集計機能	走行距離や配送件数などを自動計算する数式の設定
色分け	配送状況や緊急度に応じた条件付き書式の設定
入力規則	データ入力時のミスを防ぐためのドロップダウンリストの活用

便利な関数とテクニック

Excelの関数を活用することで、配車表の機能性を高めることができます。基本的なSUM関数だけでなく、VLOOKUP関数を使って顧客情報を別シートから自動取得したり、IF関数で条件分岐を設定したりすることが可能です。

例えば、配送時間と到着予定時間から所要時間を自動計算したり、配送距離から燃料消費量を推定したりといった機能を実装できます。さらに、マクロを活用できる場合は、ボタン一つで日報を作成するなど、より高度な自動化も可能になります。

Excel配車表の限界と課題

Excelは手書きと比較して多くの利点がありますが、運送業務の複雑さに完全に対応するには限界があります。特に業務規模が大きくなるほど、Excelだけでは対応しきれない課題が浮上します。

Excel配車表の主な限界点を理解することで、自社のニーズに合った管理方法を選択する判断材料になります。

高度な分析と最適化の難しさ

Excelでは、配送データの蓄積と高度な分析が難しいという課題があります。例えば、過去の配送実績から最適なルートを自動提案したり、交通状況を加味した所要時間予測を行ったりすることは、通常のExcelのスキルでは実現困難です。

また、ドライバーの労働時間を法令内に収めつつ配送効率を最大化するような複雑な最適化も、Excelだけでは限界があります。データに基づいた戦略的な配車管理を目指すなら、より専門的なシステムの導入が必要になるでしょう。

セキュリティとバックアップの懸念

Excelファイルは、適切な管理がなければセキュリティリスクも伴います。パスワード保護は可能ですが、ファイル自体の紛失や不正アクセスのリスクは残ります。顧客情報や社内機密情報を含む配車表の漏洩は、信頼損失やコンプライアンス違反につながる可能性があります。

また、定期的なバックアップを取らない場合、ファイルの破損や誤削除によるデータ喪失のリスクも無視できません。特に複数の担当者が関わる環境では、誰がいつどのように変更したかの追跡も困難です。

上記以外の手書き配車表の問題点は以下のとおりです。

限界点	具体的な問題	影響
リアルタイム共有の難しさ	同時編集が基本的に困難で、共有時の版管理が複雑	情報の不一致、更新漏れが発生しやすい
外部システムとの連携制限	GPSやETC、顧客管理システムとの自動連携が困難	二重入力による業務負担と入力ミスのリスク
モバイル対応の制限	外出先からのアクセスや更新が困難	ドライバーとのリアルタイム連携ができない
複雑な条件での最適化が困難	多数の変数を考慮した最適ルート提案が難しい	非効率な配送計画になりやすい
大量データ処理の限界	データ量が増えると動作が重くなる	長期的な運用で使いづらくなる

 

配車管理システム導入のメリットと選び方

手書きやExcelの限界を感じている企業にとって、専用の配車管理システムは有効な解決策となります。クラウド型の配車管理システムは、インターネット環境があればどこからでもアクセスでき、リアルタイムでの情報共有が可能です。

配車管理システムには様々な種類があり、自社の業務特性に合ったものを選ぶことが重要です。導入によって得られる主なメリットを見ていきましょう。

配車管理システムの主なメリット

専用システムの導入は初期投資が必要ですが、業務効率化や人的ミス削減による長期的なコスト削減効果が期待できます。特に中規模以上の運送会社では、システム導入による業務改善効果が投資を上回るケースが多いでしょう。配車管理システムは、他にも以下のようなメリットがあります。

メリット	内容
リアルタイムの情報共有	複数拠点間やドライバーとの即時情報共有が可能
入力作業の効率化	顧客情報の自動入力や、定期配送の複製機能などで作業時間を短縮
自動最適化機能	交通状況や配送条件を考慮した最適ルートの提案
労務管理の徹底	ドライバーの労働時間管理や休憩時間の確保を支援
データ分析と可視化	配送実績の分析や傾向把握による戦略的意思決定の支援
モバイル対応	スマートフォンやタブレットからのアクセスと更新が可能
外部システム連携	GPSやETC、会計システムなどとのシームレスな連携
セキュリティ強化	権限管理やデータ暗号化、自動バックアップによるデータ保護
コンプライアンス対応	法令遵守のための記録管理と報告書作成の自動化

自社に合った配車管理システムの選び方

配車管理システムを選ぶ際は、自社の業務規模や特性、予算に合わせて検討することが重要です。機能が多ければ良いというわけではなく、実際に必要な機能と使いやすさのバランスを重視しましょう。

多くのシステムでは無料トライアルや体験版が提供されているため、実際に使用感を確かめてから導入を決めることをおすすめします。また、導入後のサポート体制や、将来的な拡張性も重要な選定ポイントです。

配車管理の将来展望と最新トレンド

配車管理の分野は、テクノロジーの発展とともに急速に進化しています。AIやIoTの活用により、より高度な配車最適化や予測分析が可能になってきました。

今後の展望を理解することで、長期的な視点での配車管理方法の選択ができます。業界の最新トレンドと将来の方向性を見ていきましょう。

AI・IoTを活用した次世代の配車管理

人工知能（AI）やモノのインターネット（IoT）技術の発展により、配車管理はさらに高度化しています。AIによる配送需要予測や、車両のリアルタイム位置情報を活用した動的な配車調整など、従来は不可能だった機能が実現しつつあります。

未来の配車管理システムでは、人間の経験と機械学習を組み合わせた、より精度の高い意思決定支援が可能になるでしょう。例えば、渋滞予測に基づいたルート変更提案や、天候変化を考慮したスケジュール調整などが自動化される可能性があります。

昨今の技術トレンドと運送業界で期待できる効果は以下のとおりです。

技術トレンド	実現される機能	期待される効果
AI（人工知能）	需要予測、最適ルート提案、異常検知	業務効率化
IoT（モノのインターネット）	車両状態監視、貨物状態確認、リアルタイム位置追跡	予防保守、貨物品質保証、
ブロックチェーン	取引記録の透明化、偽造防止	信頼性向上、トレーサビリティ確保
自動運転技術	無人配送、隊列走行	ドライバー不足解消、24時間稼働

まとめ

運送業や物流業における配車表の管理方法は、業務効率と顧客満足度に直結する重要な要素です。手書きの配車表は記載ミスや修正の手間、情報共有の非効率さなど多くの問題を抱えています。Excelによる管理はこれらの問題を部分的に解決しますが、リアルタイム共有やデータ分析、システム連携などの面では限界があります。

自社の業務規模や特性に合わせた配車管理方法を選択することが重要です。業務拡大を見据えるなら専用の配車管理システムの導入を検討する価値があります。まずは無料トライアルを活用して、実際の使用感を確かめることから始めてみてください。デジタル化による業務効率化は、ドライバー不足や働き方改革に対応するための有効な解決策となるでしょう。

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参考文献
https://b2b-logi.com/530/