現代の製造業界ではビッグデータ活用が企業の関心の的となっており、それに伴いデータの管理や共有の重要性も高まりつつあります。しかしながら課題を抱えている企業も多く、その代表例が「サイロ化」です。
しかし、この言葉の意味や具体的な問題点、解決策について明確な理解を持つ方はまだ多くありません。そこで本記事では、製造業を取り巻くサイロ化の現状とその影響、さらにはこの問題を解決するための具体的なステップを解説します。
「サイロ化」とはどのような意味？
「サイロ化」とは、企業をはじめとした組織の部門間において業務プロセスやシステム、データの連携が断絶し、各部門が孤立してしまっている状態を指す言葉です。
サイロ化の状況下においては、部門単位でデータの利活用や業務の最適化を進めることこそできるものの、それを他部門とスムーズに共有できません。したがって、組織全体での業務効率や生産性が伸び悩むこととなります。
サイロという言葉は、貯蔵庫や格納庫を意味しており、「各部門が自身のノウハウやデータを内部に留め、他部門と共有しない様子」を表現しています。
言い換えや類義語
「サイロ化」のように、組織やシステムの問題を示す言葉として、「○○化」という表現を用いる場合あります。いずれも組織内のコミュニケーションの壁や業務プロセスの課題を示すものですが、ここでは「タコツボ化」「ブラックボックス化」「スパゲティ化」について見ていきましょう。
タコツボ化
タコツボ化は、タコがツボに入り込んでしまうように、部門やチームが他の部門やチームとの交流を避け、独自の業務に集中してしまっている状態を指す言葉です。このような状態においては、部門横断的な業務に対して協力関係を築きづらく、企業全体の生産性に課題を抱えることとなります。
タコツボ化により、他部門との相互作用や共同作業が軽視されれば、結果的にサイロ化にも繋がります。反対に、サイロ化がタコツボ化を招くこともありますが、いずれにせよ組織全体の生産性や競争力を低下させてしまいます。
ブラックボックス化
ブラックボックス化とは、特定の業務やシステムのワークフローが外部からは把握できず、業務に支障をきたしている状態をさす言葉です。このような状態では、業務やシステムを従来より把握してきた担当者のみしか処理することができないため、業務の属人化を引き起こし技術承継が難しくなる、あるいはサイロ化と同様にデータの共有や担当者同志の協力が阻害される原因となり得るでしょう。最悪の場合は担当者の退職に伴い、業務自体が遂行不能となるリスクも抱えています。
スパゲティ化
スパゲティ化は情報システム内で、個々の要素や機能が複雑に絡み合い、整理がつかなくなる状態を指す言葉です。この状態に陥ったシステムは、1つの部分を変更するだけで予期しない多くの問題が発生するなどのリスクがあります。
長年システムの改修を繰り返した結果として生じることが多い「スパゲティ化したシステム」はメンテナンスが困難で、エラーの発見や修正に多大な時間とコストがかかります。そしてスパゲティ化がブラックボックス化やサイロ化を招く場合も少なくないでしょう。根本的な解決にはシステムの再構築や整理が必要です。
対義語としても使われる「一元化」や「インテグレーション」
サイロ化の対義語として「一元化」や「インテグレーション」が用いられるケースがあります。これらの用語は、業務プロセスやシステム、データの統合と一元管理を指し、組織内の異なる部署やチーム間での情報共有と協力関係の構築を促進するポテンシャルを秘めています。
一元化やインテグレーションを実現した組織は、データやリソースを効率的に活用し、意思決定を迅速かつ正確に行うことが可能です。また、これにより、チーム間の協力が促され、新しいアイデアやソリューションの創出にも寄与します。
サイロ化の問題点や課題
サイロ化が組織内でのデータやリソースの孤立を指すことは前述した通りですが、この状況に陥った企業の具体的な問題点や課題についてより詳しく見ていくことにしましょう。
データの利活用が困難
サイロ化した組織では収集されるデータが部門ごとに閉じ込められ、全社的な視点でのデータ分析や意思決定が難しくなります。特に市場動向や顧客行動の解析など、戦略的意思決定に必要なデータが適切に共有されていなければ、ビジネスチャンスの損失や誤った判断を招くリスクが高まります。また、データが統合されていないため、高度な分析が実施できず、データの真の価値を引き出すことができません。
業務効率や生産性の低下
サイロ化された組織では部門間のデータ共有が不足するため、各部門が孤立した状態で業務を進めなければなりません。部門横断的な業務の遂行に支障をきたすのはもちろん、データも部門毎に管理する必要があり、非効率な作業やデータの不整合の原因となり得ます。
たとえば、同じ顧客データを複数の部門で別々に管理している場合、連携が取れていなければ更新作業の重複やデータの不整合が生じ、結果的に業務の非効率化やミスの増加につながります。また、部門間でのコミュニケーション不足はプロジェクトの進行遅延を引き起こし、全体としての生産性の低下を招きかねません。
部門間の壁が高まると、協力して課題を解決する文化が育たず、イノベーションの機会も失われます。結局、このような内部的な分断は顧客サービスの質の低下にもつながり、企業のブランド価値を損なう結果を招いてしまうでしょう。
組織全体の競争力の低下
データ活用の不足や生産性低下が最終的に、組織全体の競争力の低下を招きます。市場やユーザーニーズの変化に迅速に対応し、対外的な競争力を維持・向上するには組織全体での協力体制が必須ですが、サイロ化された組織ではこのような柔軟な対応が難しくなります。
とくに、新技術の導入や新しいビジネスモデルへの移行が遅れると、競合他社に比べて市場におけるポジショニングは不利なものとなります。サイロ化が部門間の情報共有や、各部門が持つ知識やスキルの活用を妨げている状態では、活発なイノベーションは生まれません。また、デジタルトランスフォーメーション（DX）の進行においては、組織内のデータや知識の共有が不可欠であるため、サイロ化は更に深刻な問題となり、組織の成長機会を大きく損なう要因となり得ます。
このように、サイロ化は組織の柔軟性、イノベーション能力、市場対応能力を低下させ、持続可能な成長への障壁となる大きな問題です。
サイロ化を解消するには？
それではサイロ化を解消するにはどのような取り組みが必要になるのでしょうか。ポイントとなるのは以下の3点です。
部門間の連携を強化する
サイロ化を解消する最初のステップは、部門間の連携を強化することです。業務面では互いの業務を理解すること、風土面では共通の目標に向かって協力する文化を育むことが第一となります。部門を越えたコミュニケーションを促進するため、職種や部署を跨いだランチ会や定期的な交流会を設ける、定期的なクロス部門ミーティングの開催や、社内イベントで交流を促すといった取り組みが一例です。
このような取り組みを通じて、互いの成功を支え合う文化が形成できれば、組織全体の壁を取り除き、データ連携をスムーズに進める基礎を固めることができます。
データを一元管理できる基盤を整える
続いて人的な連携を支えるシステム面の基盤を整備することとなりますが、データを一元管理できるシステムとしては、クラウドベースのデータ管理システムの導入が効果的です。このようなシステムはデータクラウドとも呼ばれますが、異なる部門や地理的な場所に散在するデータを中央に集約し、組織内のあらゆるステークホルダーが必要な情報にアクセスできるようにします。
このようなシステムによりリアルタイムでのデータ更新と共有ができれば、迅速で精度の高い意思決定が可能になり、組織の競争力が高まります。さらに、データの統合はレポート作成や分析作業を効率化する側面もあります。
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データ基盤を適切に運用できる状態を作る
新しいツールやシステムを導入しても、それを適切に活用できなければ導入の意味がありません。そこでポイントとなるのが運用マニュアルの整備や、徹底した運用トレーニングです。また、各部門の具体的な業務ニーズに合わせたカスタマイズを施し、ツールやシステムが現場の業務プロセスに無理なくフィットするような調整が求められます。
さらに、導入後のフォローアップとして、定期的な意見の収集によりシステムの妥当性や効果を検証し、ツールの使用方法や機能の改善を継続することも重要です。
サイロ化の解消がデータ利活用への第一歩
サイロ化による部門間の断絶が業務効率や競争力の低下を招いていますが、背景には人的な連携不足やシステムの孤立・複雑化などが関わっています。長年の企業活動により組織が拡大し、部門やシステムの再編成が繰り返される中で、意図せず発生してしまう場合も多いものです。
その解消には、人的な交流を促し、各部門が互いの業務を深く理解する社内文化と、業務レベルでスムーズに連携できる社内体制が求められます。また、システムの一元化によるデータの集約化と、適切なツールの共有・活用が不可欠ですが、自社の業務や組織体系に最適なシステム基盤の構築には相応の時間とコストを要するものです。
しかしデジタル技術の進化により製品やサービスにも多数のイノベーションが生まれている昨今で、このようなサイロ化は企業成長のボトルネックともなり得る問題です。今こそ部門間の壁を取り払い、全社一丸となったデータの利活用を目指した施策を始めるべきタイミングではないでしょうか。
