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Teamsの文字起こし機能の基本設定
Microsoft Teamsの文字起こし機能を効果的に活用するためには、まず基本的な設定方法と使い方を正しく理解することが重要です。この章では、文字起こし機能の有効化から言語設定まで、精度を高めるために欠かせない基本設定について詳しく解説します。
文字起こし機能の有効化するには
Teamsで文字起こし機能を使用するには、会議の開始前または進行中に必要な設定を行う必要があります。会議を開始したら、画面下部の「その他のアクション」から「トランスクリプションを開始する」を選択してください。
文字起こし機能を有効にする際に、会議の録画も同時に開始すると、後から音声と文字起こし結果を照合できるため精度検証が可能になります。録画設定は管理者権限が必要な場合があるため、事前に組織のIT部門に確認しておくことをおすすめします。
言語設定と音声認識の最適化
文字起こしの精度を高めるためには、適切な言語設定が欠かせません。日本語の会議では言語を「日本語」に設定し、英語が混在する場合は「英語（米国）」との併用を検討しましょう。
音声認識の精度は話者の発話スピードや明瞭さに大きく依存するため、会議参加者には意識的にゆっくりと明瞭に話すよう事前にアナウンスしておくことが効果的です。
Teamsの文字起こし設定項目一覧
Teamsの文字起こし機能には複数の設定項目があり、それぞれが認識精度に影響を与えます。以下の表で主要な設定項目を確認し、会議の性質に応じて最適な設定を選択しましょう。
| 設定項目 | 設定内容 | 精度への影響 |
|---|---|---|
| 言語設定 | 日本語/英語の選択 | 言語に合わせた設定で大幅に向上 |
| ライブキャプション | リアルタイム字幕表示 | 発話者の確認・修正が可能 |
| 話者識別 | 発言者名の自動判別 | 議事録作成時の効率性向上 |
| 録画連携 | 音声と文字の同期記録 | 事後チェック・修正が容易 |
文字起こし精度を高める環境設定のコツ
Teamsの文字起こし精度は、音響環境とハードウェア設定に大きく依存します。適切な環境を整えることで、認識率を大幅に改善できるだけでなく、専門用語や固有名詞の誤認識も減らすことが可能です。
マイクと音響環境の最適化
文字起こしの精度向上において最も重要な要素は、高品質なマイクの使用と音響環境の整備です。内蔵マイクではなく、外部マイクやヘッドセットを使用することで、音声の明瞭さが格段に向上します。
マイクと口元の距離は5〜15cm程度に保ち、周囲の雑音を最小限に抑える環境を作ることで、音声認識エンジンがより正確に発話内容を捉えられるようになります。また、エアコンやプロジェクターなどの機器音も認識精度に悪影響を与えるため、可能な限り静音環境を確保することが重要です。
ネットワーク環境と音声品質の関係
安定したインターネット接続は、リアルタイムの文字起こし処理において極めて重要な役割を果たします。帯域幅（回線の通信容量）が不足していたり、通信が不安定だったりすると、音声データの欠落や遅延が発生し、結果として文字起こしの精度が低下します。
有線接続の使用や、会議中の他のアプリケーション使用を控えることで、Teamsが必要な帯域幅を確保でき、音声認識処理がスムーズに実行されます。
発話方法と会議運営の改善点
参加者の発話方法や会議の進行方式を改善することで、文字起こし精度を大幅に向上させることができます。以下の点を会議の前に参加者へ共有しておきましょう。
- 一人ずつ順番に発言し、同時発言を避ける
- 専門用語や固有名詞はゆっくりと明瞭に発音する
- 発言開始前に1秒程度の間を置く
- 重要なキーワードは意識的に強調して発音する
- 方言や略語の使用を控え、標準語で発言する
これらの改善点を実践することで、音声認識エンジンが各発言を正確に区別し、より高精度な文字起こしが実現します。
専門用語・固有名詞の認識率を上げるには？
企業の会議では業界特有の専門用語や社内固有の名詞が頻繁に使用されますが、これらはTeamsの標準的な音声認識では正しく認識されない場合があります。ユーザー辞書機能を効果的に活用することで、こうした課題を解決できます。
Microsoft Copilotのカスタム辞書の設定方法
Microsoft 365管理センターから、Copilot用のカスタム辞書を設定することで、組織固有の用語や人名、製品名などを事前に登録できます。この機能により、文字起こし時の誤認識を大幅に減らすことが可能です。
カスタム辞書への登録は、使用頻度の高い専門用語から優先的に行い、読み方が複数ある用語については全てのパターンを登録することで認識率が向上します。特に製造業の現場では、機械名称や工程名など業界特有の用語が多いため、計画的に辞書を整備することが重要です。
辞書登録を効果的に行うための工夫
ユーザー辞書を最大限活用するためには、単語の登録方法にも工夫が必要です。単純に単語を登録するだけでなく、文脈に応じた表記ゆれや同音異義語への対応も考慮する必要があります。
また、定期的な辞書メンテナンスを行い、新しい用語の追加や使用頻度の低い用語の削除を実施することで、認識精度の維持・向上を図ることができます。
業界別カスタム辞書の構築例
製造業における効果的なカスタム辞書構築のために、業界特有の用語分類と登録例を以下に示します。これらの分類を参考に、自社の業務に特化した辞書を構築してください。
| 用語分類 | 登録例 | 注意点 |
|---|---|---|
| 製品・部品名 | インジェクション、モールド | 英語表記も併記する |
| 工程・作業名 | アニーリング、エッチング | 略語の正式名称も登録 |
| 設備・機械名 | CNC、マシニングセンタ | メーカー名も含めて登録 |
| 規格・基準名 | ISO9001、JIS規格 | 数字部分の読み方を明記 |
Teams標準機能の限界と代替案
Teamsの文字起こし機能は便利である一方、企業の高度な要求に対しては限界があることも事実です。より高い精度や追加機能が必要な場合は、専門的な代替案の検討が必要になります。
Teams標準機能の制約事項
Teams標準の文字起こし機能には、いくつかの技術的制約があります。日本語の音声認識精度は英語と比較して劣る傾向があり、特に関西弁などの方言や、早口での発言では認識率が大幅に低下する場合があります。
また、同時発言者が3名以上になると話者識別の精度が著しく低下し、発言者の特定が困難になるため、大規模会議での使用には注意が必要です。さらに、音声データの処理はMicrosoftのクラウドサーバーで実行されるため、機密性の高い会議では情報セキュリティの観点から使用を控える必要がある場合もあります。
AI議事録ツールの検討
市場には多数のAI議事録ツールが存在し、それぞれが異なる特徴や強みを持っています。選択の際は、自社の会議規模や求める機能、予算などを総合的に検討する必要があります。
一部のAI議事録ツールでは、文字起こしだけでなく要約生成や決定事項の抽出、次回会議のアジェンダ自動作成まで対応しており、議事録作成業務の大幅な効率化が期待できます。
Microsoft Copilot for Teamsの活用
Microsoft Copilot for Teamsは、標準的な文字起こし機能を大幅に拡張し、AI主導の会議サポートを提供します。要約やキーポイント抽出、アクションアイテムの提示といった機能により、単なる音声の文字変換を超えた、ビジネス価値の高い会議記録を実現できます。
これらの機能により、従来の文字起こしでは実現できなかった高度な会議記録が可能になります。
運用効率を最大化する議事録作成の流れ
文字起こし機能を導入したからといって、すぐに完璧な議事録が作成できるわけではありません。継続的な運用改善と適切なフローの構築によって、業務効率化を着実に実現する必要があります。
会議前の準備とチェックリスト
高品質な文字起こしを実現するためには、会議開始前の準備が極めて重要です。機材のテストから参加者への事前説明まで、系統的な準備を行うことで文字起こしの成功率が大幅に向上します。
会議開始の15分前には音響テストを完了し、全参加者のマイク設定と音声レベルを確認することで、会議中のトラブルを未然に防ぎ、一貫した高品質な音声入力を確保できます。また、会議のアジェンダや重要な固有名詞を事前に共有することで、文字起こし結果の事後チェック作業も効率化されます。
リアルタイム監視と即座の修正対応
会議進行中は、文字起こし結果をリアルタイムで監視し、明らかな誤認識が発生した場合は即座に修正対応を行うことが重要です。特に重要な数値や固有名詞の誤認識は、後の業務に深刻な影響を与える可能性があります。
専任の記録担当者を配置し、音声入力の品質監視と文字起こし結果の即座チェックを並行して実施することで、会議終了時点で8割以上の精度を確保した議事録を作成することが可能です。
効率的な議事録作成フローの構築手順
文字起こし機能を活用した効率的な議事録作成には、標準化されたフローの構築が欠かせません。以下の手順に従って、組織全体で統一された運用方法を確立しましょう。
- 会議前準備（機材チェック、辞書更新、参加者説明）
- 会議中監視（音声品質確認、リアルタイム修正）
- 即座の一次チェック（明らかな誤認識の修正）
- AIツールによる要約生成（重要ポイントの自動抽出）
- 人的確認（専門用語、数値、固有名詞の最終検証）
- フォーマット整理（会社規定に合わせた体裁調整）
- 関係者への共有（タスク割り当てを含む配布）
このフローを継続的に実施・改善することで、従来の手作業による議事録作成と比較して60〜80%の時間短縮が実現できます。
まとめ
Teamsの文字起こし機能は適切な設定と環境整備により大幅な精度向上が可能ですが、企業の高度な要求に対しては限界があることも理解しておく必要があります。マイク品質の改善、ユーザー辞書の活用、発話方法の改善などの基本的な対策から始めて、段階的に運用を最適化していくことが重要です。
Teams標準機能では対応できない課題については、Microsoft Copilot for TeamsやAI議事録ツールなどの代替方法の導入を検討し、自社の業務要件に最も適した文字起こし環境を構築してください。継続的な改善と適切なツール選択により、会議の生産性向上と議事録作成業務の大幅な効率化を実現できるでしょう。
参考文献
https://www.gizmodo.jp/2025/06/teams_moji.html
https://support.microsoft.com/ja-jp/office/microsoft-teams-%E4%BC%9A%E8%AD%B0%E3%81%A7-copilot-%E3%82%92%E4%BD%BF%E7%94%A8%E3%81%99%E3%82%8B-0bf9dd3c-96f7-44e2-8bb8-790bedf066b1
