議事録の書き方解説。目的別に書き方のコツを徹底解説

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2025.06.18

議事録は会議の内容を記録するだけでなく、チームの意思決定プロセスを明確にし、関係者全員の認識を統一する重要なツールです。しかし、効果的な議事録の作成には、単なる会話の書き起こしではなく、ポイントを抑えた構成と内容が求められます。この記事では、議事録の基本から目的別の書き方、実践的なコツまで解説します。議事録作成に悩んでいる方、より効率的に情報を共有したい方に向けて、すぐに活用できる知識をご紹介します。正確で分かりやすい議事録を作成して、ビジネスコミュニケーションの質を高めていきましょう。

議事録とは？基本的な意味と重要性

議事録とは、会議や打ち合わせの内容を文書化したものです。単なる会話の記録ではなく、決定事項や今後のアクションを明確にするためのビジネス文書として機能します。

議事録が果たす3つの役割

議事録には主に以下の3つの役割があります。これらの役割を理解することで、より目的に沿った議事録を作成できるようになります。

会議内容の「記録」としての役割が最も基本的で重要です。何が話し合われ、どのような意見が出され、最終的にどのような結論に至ったのかを記録します。

次に「情報共有」の役割があります。出席者だけでなく欠席者や関係者に対して、会議の内容や決定事項を正確に伝えるためのツールとなります。

最後に「行動指針」としての役割です。会議で決定された次のアクション（ToDoリスト）を明確にし、誰が何をいつまでに行うべきかを示します。

記録：会議内容を正確に残す
情報共有：欠席者や関係者への情報伝達
行動指針：決定事項とToDoリストの明確化
証拠資料：後日の確認や紛争解決のための証拠
組織の記憶：ナレッジマネジメントの一環

効果的な議事録を書くための基本要素

議事録を作成する際には、いくつかの基本要素を押さえておくことが重要です。これらの要素を含めることで、読み手にとって分かりやすく、後から参照する際にも役立つ議事録になります。

必ず含めるべき基本情報

議事録の冒頭には、会議に関する基本情報を明記しましょう。これにより、誰がいつどこで何について話し合ったのかが一目で分かります。

会議の基本情報は必ず冒頭に記載して、後から検索しやすくすることが大切です。特に日時や参加者情報は、後日の確認や責任の所在を明確にするために重要な要素となります。

また、議事録の作成者と承認者を記載することで、内容の信頼性と責任の所在を明確にします。特に重要な会議や公式な場での議事録では、この点を忘れないようにしましょう。

基本情報項目	記載内容と注意点
会議名	正式な会議名称を記載（例：第3回プロジェクト進捗会議）
日時	開催日と時間範囲を明記（例：2023年5月15日 14:00-16:00）
場所	会議室名やオンライン会議の場合はツール名も記載
出席者	氏名と所属（役職）を記載、社外の場合は会社名も
欠席者	必要に応じて欠席理由も記載
議題	議題の一覧または会議の目的
作成者	議事録作成者の氏名

議事録に記録すべき3つの重要事項

議事録の本文部分では、以下の3つの重要事項を明確に区別して記録することが大切です。これにより、会議の結果が明確になり、次のアクションに繋げやすくなります。

まず、決定事項と検討中の意見を明確に区別して記録することが重要です。「決定した」「合意した」などの明確な表現を使い、単なる意見や提案と混同しないようにしましょう。

また、ToDoリストには担当者と期限を必ず記載します。「誰が」「何を」「いつまでに」という3要素が明確でないと、実行されない可能性が高くなります。

議論の内容については、すべての発言を逐一記録するのではなく、重要なポイントや異なる意見を中心にまとめると効果的です。特に意思決定に至るプロセスや反対意見があった場合の理由は、後の参考になるため記録しておくと良いでしょう。

決定事項：会議で合意された内容を明確に記録
ToDoリスト：次のアクションと担当者、期限を明記
議論の要点：主な意見や議論の流れを簡潔にまとめる
保留事項：結論が出なかった事項と今後の取り扱い
参考資料：会議中に使用された資料やデータの参照情報

目的別・議事録の書き方のコツと具体例

議事録は会議の種類や目的によって、重視すべきポイントや記載内容が異なります。ここでは、主な会議タイプ別に効果的な議事録の書き方を解説します。

意思決定会議の議事録作成法

意思決定を目的とした会議では、検討された選択肢と最終的な決定事項、その理由を明確に記録することが重要です。複数の選択肢がある場合は、それぞれのメリット・デメリットも簡潔に記録しておくと良いでしょう。

決定に至った根拠や背景情報を含めることで、後から決定内容を振り返る際に理解が深まります。特に大きな意思決定の場合は、その判断材料となったデータや状況も記録しておくことが重要です。

また、決定事項の実行責任者と期限を明確にし、フォローアップの方法についても記載することで、決定事項が確実に実行されるようにします。意思決定会議の議事録は、後日の責任の所在を明確にする役割も持つため、特に正確さが求められます。

記録すべき内容	記載例
検討された選択肢	新商品の価格帯として、A案:1,980円、B案:2,480円、C案:2,980円の3案が提示された
決定事項	B案の2,480円に決定した
決定理由	競合製品との差別化と原価率を考慮し、最も利益率の高いB案を採用
反対意見/懸念事項	マーケティング部からは価格競争力の観点からA案推薦があったが、品質イメージを考慮して却下
実行責任者と期限	商品部山田氏が5月末までに価格設定の最終調整を行う

プロジェクト進捗会議の議事録ポイント

プロジェクト進捗会議の議事録では、現在の進捗状況、発生している課題、それに対する対応策を中心に記録しましょう。各タスクの完了状況や遅延がある場合はその理由も明記します。

課題と対応策はセットで記録し、誰がいつまでに何をするかを明確にすることがポイントです。また、リスク要因が特定された場合は、その対策についても記載しておくと、先手を打った対応が可能になります。

進捗会議の議事録はプロジェクトの健全性を評価する重要な指標となるため、客観的な事実を中心に記録し、感情的な表現は避けるようにしましょう。特に遅延や問題が発生している場合でも、責任追及ではなく解決策を重視した記載を心がけます。

各担当者の進捗報告（計画と実績の比較）
発生している課題・障害とその対応状況
次回までのマイルストーンと達成目標
リソースの過不足状況と調整事項
スケジュールの変更がある場合はその内容と影響
ステークホルダーへの報告事項
次回会議の日程と準備事項

クライアント向け議事録の作成ポイント

クライアント向けの議事録は、社内向けと異なり、より丁寧な言葉遣いと明確な構成が求められます。また、専門用語や社内用語は避け、誰が読んでも理解できる表現を心がけましょう。

クライアントとの合意事項は特に正確に記録し、解釈の余地がないよう具体的に記述することが重要です。価格や納期、仕様などの重要事項については、数字や具体的な条件を明記しましょう。

また、自社とクライアント双方のToDoを明確に区別して記載し、責任の所在を明らかにします。議事録はクライアントとの合意文書としての側面も持つため、送付前に社内でしっかりと内容を確認し、必要に応じて法務部門のチェックも受けるようにしましょう。

クライアント向け特有の配慮	具体的な対応方法
敬語・丁寧語の使用	「～します」「～いたします」など丁寧な表現を一貫して使用
専門用語の言い換え	業界用語や略語は避け、必要な場合は注釈をつける
両社の責任範囲の明確化	「弊社対応」「貴社ご対応」など区別して記載
機密情報の取り扱い	社内専用情報と共有可能情報を区別し、必要に応じて別文書に
確認プロセスの明記	「本議事録について追加・修正がございましたら○日までにご連絡ください」

議事録作成の効率を高めるコツ

議事録作成は時間と労力がかかる作業ですが、いくつかのコツを実践することで効率良く質の高い議事録を作成できます。

これらのコツを日常的に取り入れることで、議事録作成の負担を減らしながら、より正確で分かりやすい議事録を作成できるようになります。自分のスタイルに合ったものから取り入れてみましょう。

事前準備と会議中の効率的な記録法

効率的な議事録作成は、会議が始まる前の準備から始まります。事前に議題や参加者リストを確認し、議事録のテンプレートを用意しておくことで、会議中の記録作業がスムーズになります。

会議前に議事録のひな形を準備し、基本情報や議題を先に入力しておくことで時間を節約できます。また、議題ごとにセクションを分けておくと、会議中の記録がしやすくなります。

会議中は、すべての発言を記録しようとせず、重要なポイントや決定事項、ToDoに焦点を当てて記録します。可能であれば録音機能を活用し、不明点があれば後で確認できるようにしておくと安心です。特に数字や固有名詞など、正確さが求められる情報は、その場で確認するようにしましょう。

会議前に議事録テンプレートを準備し、基本情報を入力しておく
議題ごとにセクションを分け、記入スペースを確保しておく
参加者リストを事前に作成し、出欠確認に活用する
重要なポイントや決定事項に焦点を当てたメモ取りを心がける
可能であれば録音機能を活用し、後で確認できるようにする
数字や固有名詞は正確に記録し、不明点はその場で質問する
略語や記号を活用してメモの速度を上げる（自分だけのショートハンド）
議長やファシリテーターと連携し、要点の確認をしながら進める
会議の終わりに決定事項とToDoを確認し、認識を合わせる
会議直後に記憶が新しいうちに議事録を完成させる

議事録作成の時間を短縮するテクニック

議事録作成の負担を減らし、効率を高めるためのテクニックをいくつか紹介します。これらのテクニックを活用することで、議事録作成にかかる時間を大幅に短縮できます。

AI技術を活用した音声文字起こしツールを導入することで、議事録作成の時間を大幅に短縮できます。会議を録音し、AIが自動的に文字に起こしてくれるサービスを利用すれば、議事録作成者は内容の編集や整理に集中できます。

例えば、JamRollのようなAIツールを使えば、商談や会議の内容を自動で録音・解析し、高精度な文字起こしと要約が可能です。さらにToDo抽出機能や重要ポイントのハイライトなど、議事録作成を強力にサポートする機能が備わっています。特に営業活動における商談記録や顧客との打ち合わせ内容の記録に効果を発揮します。

また、定型会議では議事録テンプレートを作成し、毎回同じフォーマットで記録することで、作成効率と読みやすさの両方を向上させることができます。会議の性質に合わせたテンプレートを用意しておくと、記入漏れを防ぎ、一貫性のある議事録を作成できます。

時短テクニック	効果と実践方法
AIツールの活用	JamRollなどの音声文字起こしツールで自動的に会議内容を記録
テンプレートの活用	会議タイプ別のテンプレートを作成し、毎回同じフォーマットで記録
ショートカットキーの活用	Wordなどのテキストエディタのショートカットキーを覚えて入力を効率化
共同編集の実施	共同編集可能なツールを用い、複数人で分担して記録
箇条書きの活用	文章よりも箇条書きを多用し、要点を簡潔に記録
修正作業の効率化	完璧を目指さず、まず内容を記録し、後からまとめて修正