【2026年最新】初めて外国人を採用する際に注意すべきこととは？手続きや注意点を解説

外国人材

2025.12.16

【2026年最新】初めて外国人を採用する際に注意すべきこととは？手続きや注意点を解説

近年、製造業をはじめとする多くの産業で人材不足が深刻化しており、外国人労働者の採用は事業継続に欠かせない選択肢となっています。しかし、初めて外国人を採用する企業にとって、在留資格の確認や複雑な手続き、法令遵守など不安要素は少なくありません。2026年4月以降は特定技能制度の定期届出が年1回に統一されるなど、制度の運用改善も進んでいます。本記事では、外国人採用における基本的な流れから在留資格の種類、手続きの注意点、最新の制度変更まで、製造業の管理者が押さえるべきポイントを網羅的に解説します。

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外国人採用の基本と在留資格の確認

外国人を採用する際、日本人採用との最も大きな違いは、就労できる在留資格を持っているかどうかの確認が必須となる点です。在留資格とは、外国人が日本に滞在し活動できる法的な根拠であり、それぞれの資格によって就労の可否や従事できる業務内容が明確に定められています。

就労可能な主な在留資格の種類

製造業で外国人を採用する際に関係する代表的な在留資格には、以下のようなものがあります。

在留資格	主な職務内容	学歴要件	製造業での活用例
技術・人文知識・国際業務	エンジニア、企画、品質管理、通訳など	大卒等、専攻との関連性重視	生産技術、品質保証、貿易業務
特定技能1号	製造現場の作業、機械操作など	技能試験・日本語試験合格	組立・加工・検査・保全作業
高度専門職	高度な専門業務、経営管理など	高い学歴・年収基準	研究開発、技術マネジメント
技能実習	技能習得のための実習	特になし	実習計画に基づく技能移転

まず「技術・人文知識・国際業務」は、大学や専門学校で学んだ知識を活かすホワイトカラー職向けの資格で、エンジニアリング、生産管理、品質管理、企画業務、通訳などに従事できます。次に「特定技能1号・2号」は、人手不足が深刻な特定産業分野において一定の技能と日本語能力を有する外国人が就労できる資格で、製造業の現場作業にも対応しています。

「技能実習」は本来、開発途上国への技能移転を目的とした制度であり、労働力確保を主目的とした採用には適していません。また「高度専門職」は、学歴・職歴・年収などがポイント制で一定基準を満たす高度人材向けの資格で、在留期間の優遇措置があります。さらに「留学」や「家族滞在」などの在留資格を持つ外国人が、卒業後や家族の状況変化に伴い、就労可能な在留資格へ変更するケースも増えています。

在留資格認定証明書とは？

海外在住の外国人を新たに採用する場合には、日本の受入企業が出入国在留管理局に対して「在留資格認定証明書(COE)」の交付申請を行います。この証明書は、外国人が日本で行おうとする活動が在留資格に該当し、上陸許可基準に適合していることを法務大臣が事前に証明するものです。

COEが交付されると、外国人本人は自国の日本大使館・領事館でこの証明書を提示して査証(ビザ)申請を行い、査証取得後に日本へ入国できます。COE交付申請から実際の入国まで通常3〜6か月程度かかるため、海外採用の場合は余裕を持ったスケジュール設計が不可欠です。

在留資格と職務内容の整合性

在留資格審査において最も重視されるのが、外国人の学歴・専攻と従事する職務内容の関連性です。例えば「技術・人文知識・国際業務」の資格で採用する場合、大学や専門学校で学んだ分野と業務内容に一定の関連性がなければ、在留資格変更や更新が不許可となるリスクがあります。

製造業では、機械工学や電気工学を専攻した外国人を生産技術職や設備保全職に配置するケースは認められやすい一方、専攻と無関係な単純作業のみを担当させる場合は不許可となる可能性が高まります。また賃金水準が日本人と同等以上であることも重要な審査ポイントであり、同様の業務に従事する日本人社員と比較して不当に低い給与設定は認められません。下記の表は、在留資格と職務内容の対応表になります。

外国人採用の手続きフローとスケジュール

外国人採用では、日本人採用にはない在留資格関連の手続きが加わるため、募集・選考から入社後まで一連の流れを正確に理解しておく必要があります。特に2026年4月入社を目指す場合、出入国在留管理庁は在留資格変更許可申請を前年12月1日から翌年1月末までに行うことを推奨しており、審査期間を考慮したスケジュール管理が重要です。ここでは各段階で押さえるべきポイントと、典型的なスケジュール感を解説します。

募集・選考段階での確認事項

面接や書類選考の段階では、応募者が現在持っている在留資格と就労可否を必ず確認しましょう。具体的には在留カードの原本またはパスポートを提示し、在留資格の種類、在留期間、就労制限の有無を確認します。在留カードには就労制限がある場合「就労不可」や「資格外活動許可:許可(原則週28時間以内)」などと記載されています。

履歴書には在留資格・在留期限を明記してもらい、卒業見込みの留学生であれば卒業予定時期と在留資格変更の必要性を確認します。この段階で在留資格が希望職務と合致しない場合や、在留期限が近い場合は、内定後に在留資格変更許可申請が必要となることを前提に採用計画を立てる必要があります。また、海外在住者を採用する場合は、COE交付申請から入国まで数か月かかることを応募者に説明し、渡航スケジュールの調整を行います。

内定から入社前の手続き

内定後は雇用条件の確定と、在留資格関連の申請手続きが中心となります。まず雇用契約書および労働条件通知書を作成し、職務内容・勤務地・労働時間・賃金・休日などを明確に記載します。この書類は在留資格申請時の添付資料としても使用されるため、内容に不備や矛盾があると審査に影響します。

国内在住の留学生などを採用する場合は「在留資格変更許可申請」、海外在住者を採用する場合は「在留資格認定証明書交付申請」を行います。

申請には雇用契約書のほか、企業の登記事項証明書、事業内容説明書、採用理由書、外国人の卒業証明書・成績証明書などが必要です。審査期間は在留資格変更で2週間〜2か月程度、COE交付で1〜3か月程度が目安ですが、追加審査が入るとさらに時間がかかる場合があります。

入社直後から入社後の対応

在留資格が許可され在留カードが交付されたら、就労を開始できます。入社後はハローワークへの「外国人雇用状況届出」の提出が義務付けられており、雇用保険被保険者資格取得届に在留資格・在留期間などを記載して届け出ます。雇用保険の被保険者でない場合でも、氏名・在留資格等の情報を別途届け出る必要があります。

社会保険の加入手続きや、税務手続きも日本人と同様に行います。特定技能外国人を採用した場合は、受入企業として生活オリエンテーション、住居確保支援、日本語学習機会の提供などの支援義務があり、これらの実施状況を記録・管理する必要があります。以下は、外国人が入社した直後から入社後にかけて雇用側が実施すべき主要な手続き・対応のチェックリストです。

在留カード・パスポートの原本確認と写しの保管
雇用契約書・労働条件通知書の作成と説明
在留資格変更許可申請またはCOE交付申請
ハローワークへの外国人雇用状況届出
雇用保険・社会保険・税務の各種手続き
特定技能の場合は支援計画の実施と記録

特定技能制度における注意点と2026年の制度改善

特定技能制度は、人手不足が深刻な特定産業分野において一定の技能と日本語能力を持つ外国人の受入れを可能とする制度で、製造業でも活用が進んでいます。2019年4月に創設された特定技能1号は通算5年まで在留可能で、2024年には熟練技能を持つ人材向けの特定技能2号の対象分野も拡大されました。

特定技能外国人の受入要件

特定技能1号の対象となる外国人は、製造業分野であれば「製造業特定技能1号評価試験」と「日本語能力試験N4以上」に合格しているか、技能実習2号を良好に修了していることが要件です。製造業分野では素形材・産業機械・電気電子情報関連製造業の3業種が対象となっており、機械加工、金属プレス、溶接、塗装、工業包装など18の業務区分が設定されています。

受入企業側には、外国人と結ぶ雇用契約が適正であること、支援体制が整っていること、過去に出入国・労働関係法令違反がないことなどの要件が課されます。また、特定技能外国人の報酬額は日本人が従事する場合と同等以上でなければならず、技能水準や経験に応じた適切な処遇が求められます。

支援計画の策定と実施義務

特定技能1号で外国人を受け入れる企業は、「1号特定技能外国人支援計画」を作成し、入国前から在留中まで継続的に支援を行う義務があります。支援内容には、事前ガイダンス、出入国時の送迎、住居確保・生活に必要な契約支援、生活オリエンテーション、日本語学習の機会提供、相談・苦情対応、日本人との交流促進、転職支援、定期的な面談などが含まれます。

自社で支援体制を整えることが困難な場合は、出入国在留管理庁に登録された「登録支援機関」に支援の全部または一部を委託することも可能です。ただし委託する場合でも、受入企業は最終的な責任を負うため、委託先の支援実施状況を定期的に確認する必要があります。

2026年4月以降の定期届出の変更

従来、特定技能外国人を受け入れる企業は、受入状況と支援状況についてそれぞれ3か月ごとに届出を行う必要がありました。しかし出入国在留管理庁は2025年の制度運用改善により、2026年4月以降に提出する届出から、これらを統合し年1回の提出に変更しました。

新しいルールでは、受入れ状況と支援状況を一体化した「特定技能外国人受入れ・支援実績に係る届出」として、毎年指定された時期に1回提出すればよいことになり、企業の事務負担が大幅に軽減されています。ただし届出内容の正確性と期限遵守は引き続き重要であり、虚偽報告や届出懈怠には罰則や受入停止などの行政処分が科される可能性があります。以下は、届出に記載すべき主要な支援項目と実施時期の一覧表です。

支援項目	実施時期	主な内容
事前ガイダンス	入国前または在留資格変更前	労働条件・生活環境・支援内容の説明(母国語対応)
出入国時の送迎	入国時・帰国時	空港等への送迎、入国手続き同行
住居確保・生活契約支援	入国直後	住居探し支援、銀行口座・携帯電話契約の同行
生活オリエンテーション	入国後速やかに	公共交通機関・医療機関・行政手続きの案内
日本語学習機会の提供	継続的	日本語教室の情報提供、学習教材の配布等
定期面談・相談対応	3か月に1回以上	労働状況・生活状況の確認、苦情・相談対応

労務管理とコンプライアンス上の注意点

外国人を雇用する場合でも、労働基準法、最低賃金法、労働安全衛生法などの労働関係法令は日本人と全く同様に適用されます。国籍を理由とした差別的取扱いは禁止されており、賃金、労働時間、休日、安全衛生、社会保険など、あらゆる面で日本人と同等以上の処遇を確保しなければなりません。

雇用契約と労働条件の明示

外国人労働者に対しても、労働基準法第15条に基づき、雇用契約締結時に労働条件を明示する義務があります。労働条件通知書には、契約期間、就業場所、従事する業務内容、労働時間・休憩・休日、賃金の決定方法・支払時期、退職に関する事項などを明記します。

特に外国人の場合、母国語または平易な日本語で書面を交付し、内容を十分に理解してもらうことが重要です。口頭説明だけでは後々トラブルになる可能性が高いため、可能であれば通訳を介して説明を行い、本人が内容を理解したことを確認した上で署名・捺印をもらうべきです。また、在留資格申請時にも雇用契約書が必要となるため、契約内容と実態が乖離しないよう注意が必要です。

賃金と社会保険の適正管理

賃金については、最低賃金法が適用されるのはもちろん、在留資格審査では「日本人が従事する場合と同等以上の報酬」が求められます。同じ職務に従事する日本人社員と比較して著しく低い賃金設定は、在留資格の不許可や更新拒否の理由となりえます。

社会保険と雇用保険についても、要件を満たす外国人労働者は日本人と同様に加入義務があります。短期滞在を予定していても、日本国内で雇用される以上は社会保険への加入が必要であり、保険料の天引きや事業主負担を適切に行わなければなりません。また、年金については、帰国時に脱退一時金制度を利用できる場合があるため、外国人本人に情報提供しておくとトラブルの防止につながります。

労働時間管理と36協定

労働時間の管理についても、外国人労働者を日本人と区別して扱うことは許されません。時間外労働をさせる場合は、労使協定(36協定)を締結し労働基準監督署に届け出る必要があり、協定で定めた範囲内でのみ時間外労働が可能となります。

製造業では繁忙期に長時間労働が発生しやすい傾向がありますが、外国人労働者に対しても法定労働時間を超える労働には割増賃金を支払い、労働時間の上限規制を遵守しなければなりません。在留資格審査では労働条件の適法性も確認されるため、36協定の未届や違法な長時間労働があると、在留資格更新に悪影響を及ぼす可能性があります。外国人を雇用する際に企業が必ず守るべきポイントは、以下のとおりです。

労働条件通知書は母国語または平易な日本語で交付し、内容を十分に説明する
賃金は最低賃金を上回り、同職務の日本人と同等以上に設定する
社会保険・雇用保険への加入手続きを確実に行う
36協定を締結し、時間外労働の上限を遵守する
割増賃金の計算と支払いを適正に行う
年次有給休暇の付与と取得管理を日本人と同様に行う

採用後の定着支援とリスク管理

外国人材を採用した後、長期的に活躍してもらうためには、法的手続きだけでなく職場環境や生活面でのサポートが不可欠です。言語や文化の違いからくるコミュニケーションギャップ、生活習慣の違い、孤立感などが原因で早期退職に至るケースは少なくありません。企業側が積極的に受入体制を整備し、日本人社員との相互理解を促進することが、外国人材の定着率向上につながります。

受入体制の整備と職場環境づくり

外国人材が入社する前に、受入部署の日本人社員に対して事前説明や異文化理解研修を実施することが望ましいです。外国人の宗教・文化・習慣についての基礎知識を共有し、コミュニケーション方法や配慮すべき点を理解してもらうことで、受入後のトラブルを未然に防げます。

職場では、業務マニュアルや安全衛生教育資料を多言語化したり、図解・動画を活用したりすることで、言語の壁を低くする工夫が有効です。また定期的な面談を通じて、仕事上の悩みや生活面での困りごとを早期にキャッチアップし、必要な支援につなげる仕組みを作ることが重要です。日本人社員との交流機会を設けることも、孤立感の解消と職場への定着に効果的です。

在留期間更新と継続雇用の手続き

在留資格には在留期間が設定されており、期間満了前に更新許可申請を行わなければなりません。更新申請は在留期間満了日の3か月前から受け付けており、審査には2週間〜2か月程度かかるため、余裕を持って準備する必要があります。

更新申請時には、企業側から在職証明書、給与明細、源泉徴収票、決算書類などを提出し、引き続き適法に雇用していることを証明します。外国人本人も住民税の納税証明書などを提出する必要があり、税金や社会保険料の未納があると更新が不許可となる場合があります。企業としては、外国人社員の在留期限を一覧管理し、更新時期が近づいたら早めに手続きを促すことが大切です。

在留手数料の引き上げとコスト対応

2026年度中に、在留資格に関する手数料が大幅に引き上げられる見通しです。現在の在留期間更新許可申請は6,000円ですが、将来的には3〜4万円程度に、永住許可申請は現行8,000円から10万円以上になる水準が検討されています。この手数料は原則として外国人本人の負担となりますが、企業が一部または全額を補助する事例も増えています。

手数料の増加は外国人材にとって大きな負担となるため、長期雇用を前提とする場合は、企業側が福利厚生の一環として手数料補助制度を設けることも検討に値します。また手数料以外にも、書類の翻訳費用や行政書士への報酬などの間接コストが発生するため、採用計画の段階でこれらのコストを織り込んでおく必要があります。下記の表は、外国人材を採用・雇用する際に想定されるリスクごとの影響と対策をまとめた表になります。

リスク要因	想定される影響	対策・予防策
在留資格の不許可・更新拒否	採用計画の遅延、人員不足	学歴・職務の整合性確認、適正賃金設定、法令遵守の徹底
資格外活動・不法就労	企業への罰則、信用失墜	在留カード確認の徹底、定期的な在留資格チェック
労働条件トラブル	労働基準監督署の是正勧告、退職	書面での条件明示、母国語説明、36協定・社会保険の整備
早期離職・定着率低下	採用コスト増、ノウハウ蓄積困難	生活支援、職場環境整備、定期面談、交流機会の提供
手数料・間接コストの増加	採用・維持コストの上昇	予算計画への織り込み、補助制度の検討

まとめ

初めて外国人を採用する際には、在留資格の確認と適切な手続きが最も重要です。在留カードやパスポートで就労可能な資格を持っているかを確認し、学歴・専攻と職務内容の整合性、日本人と同等以上の賃金設定に注意しながら、在留資格変更許可申請またはCOE交付申請を余裕を持って行う必要があります。

特定技能制度を活用する場合は、支援計画の策定と実施が義務となり、2026年4月以降は定期届出が年1回に統合されるなど運用改善も進んでいます。外国人材が安心して働ける環境を整えることが長期的な成果につながるため、在留期間の更新手続きや2026年度の手数料引き上げへの対応も見据え、計画的に外国人採用を進めていくことが大切です。

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