従業員の業務内容や進捗状況を把握するため日報の提出を義務付けている企業は少なくありませんが、複数のメンバーを抱えるマネージャーや業務管理者にとって、全員の日報を細かくチェックし、内容を分析する作業は非常に時間がかかります。とりわけリモートワークを導入している企業においては従業員の業務時間中の様子がわかりにくく、業務負荷や生産性が適切なのか、問題を抱えていないかなどの状況把握が日報頼りになりがちです。このような状況において、日報の管理や分析、業務への活用方法について頭を悩ませる方も多いのではないでしょうか。
本記事では、業務日報や営業日報の効率的な分析方法やそれによってもたらされるメリット、質の高い日報をメンバーに作成してもらうためのポイントについて解説します。
日報の主な記載内容
日報に記載する内容として一般的に、以下の項目があげられます。
| 当日の業務内容 | 当日のスケジュールや具体的な業務とアクション、その詳細、得られた成果など |
| 進捗状況と次のアクション | 目標に対する達成度や進捗状況、それらを踏まえた次のアクション |
| 業務における所感（良かった点／改善すべき点） | 業務上での疑問に感じた点、良かったと感じた点、うまく行かなかった点とそれに対する改善案と今後の取り組み |
| 翌日の予定、タスク | 翌日のスケジュールや業務予定、それらに伴って発生するタスクなど |
その他、当日および明日の業務における目標、発生したトラブルと対応内容、当日新しく学んだ内容のメモ、上司へのメッセージや申し送りなど、企業や業種、職種によっても記載内容はさまざまです。
これらの内容を過不足なく適切に文章化した日報であれば、目を通す側も状況を把握しやすいでしょう。しかし実際には、作成者によって書き方や書式などが微妙に変わってしまうことが多く、読み手の負担はなかなか軽減されません。また日報は毎日提出されるため量が膨大になり、メンバーが多ければ多いほど情報の整理やキャッチアップが難しくなります。その結果、自分の管理するチームの業務内容、リソース配分、コスト感などの全体像を把握しきれないのが実情です。
それでは、どのようにすれば膨大な量の日報の情報を効率的にキャッチアップし、業務の効率化や改善に活かすことができるのでしょうか。
日報の分析方法
日々提出される日報の内容を効果的に分析し活用するためには、
- 日報そのものを管理する基盤を構築する
- 内容を分析するためのポイントを絞る
という2点を押さえておく必要があります。
日報を管理する基盤の構築方法
分析対象となる日報を適切に活用するために、まず取り組むべきことが日報の入力・管理方法の整備です。これらは日報の処理や、分析時に重要となるデータの集約・比較に際して重要となります。
書式や記載内容の統一
作成者ごとに書式や記載内容が異なると、それぞれの内容を確認し、必要な情報を見つけ出すのにも一苦労。たとえば、当日の業務内容の中に「本日は作業者◯名で△△加工を□件完了させた」というような文章がある場合、一連の文章から「作業者数」「作業内容」「進捗状況」といった情報を抽出し、整理する必要があります。また、この文章だけでは「進捗率」は把握できません。
「作業者：◯名」「作業名：△△加工」「進捗状況：□件 進捗率■％」など記載項目や書式を統一することで、必要な情報を速やかに確認できるとともに、各項目の記入漏れ防止にもつながります。
日報の電子管理
日報を電子データで扱うことは、分析や管理に必須の条件といっても過言ではないでしょう。紙での日報は作成の手間がかかるうえ、保管場所も膨大になります。また、作成者の字の読みやすさ・読みにくさがあるためメンバー全員分の日報に目を通さなければならない管理者にとっては大きな負担となります。
過去の日報から目的の情報を見つけ出し分析する際は、保管場所で何冊ものファイルを手に取り、目を通し、途方もない時間を費やすことになるでしょう。このような状態で、日報を活用することは現実的ではありません。
日報のデータベース化
日報を電子データで管理をしても、誰もが必要なタイミングで、目的とする情報にたどり着ける状態でなければ分析や業務改善に役立てることは困難です。日報がデータベース化されていれば、情報を抽出し定量的に比較したり、検索ワードで知識やノウハウを参照したりすることが可能になります。そのためには、日報を一元管理し、データベースとして運用するためのシステムの導入がポイントとなります。
内容で見るべきポイントと分析例
日報の記載内容が統一化されデータベースとして機能するようになれば、次は分析です。日報の内容から読み取るべき情報については、以下の例があげられます。
特定の業務に要している時間は適切か
まず、作成者の業務の所要時間を確認し業務負担がかかっていないか、またはタスクに対して時間がかかりすぎていないかなどを把握します。過度に業務負担がかかっている場合、事故や生産性の低下を招く懸念が生じますし、タスクの量に対して時間がかかり過ぎている場合には何らかのトラブルやボトルネックが生じているかもしれません。
さらに正しい業務時間の把握は、チームやプロジェクト全体の効率化にも役立ちます。プロジェクトや特定の作業に要した時間を集計し、進捗や売上、コスト等と比較することで、業務に費やした時間が適切か、非効率となっていないかを分析、業務フローの見直しや人員配置の変更など改善策を検討します。
正しい優先順位付けがなされているか
各メンバーが業務の優先順位付けを正しく行えているかも、管理者の立場として進捗を管理するための重要な情報となります。より重要度が高い業務に対し稼働時間を確保できているか、後回しになっていないかを把握できれば、その後の業務や進行に対して適切な指示が可能です。
良かった点や改善点、対応策は妥当か
作成者が業務を遂行する中で起こった問題や疑問に対し、適切な対応が取れているか、その手順に再現性や妥当性はあるか、より改善できるポイントはないかなどを管理者の目線で読み取り、チームや社内全体へ展開することで、日報の内容が独自のノウハウへと昇華されます。問題への適切な対応実績は再発防止策の検討やリスク評価にもつながりますし、作成者のスキルレベルや仕事への姿勢を把握するうえでも重要です。
日報分析で期待できるメリット
日報が分析可能な状態で管理されていると、従業員個人、チームやプロジェクト、会社全体としてもさまざまなメリットが生まれます。
より正確な業務管理
定性的・定量的に日報分析ができれば、タスクそのものの状況把握はもちろん、個人単位、プロジェクト単位での目標達成度や進行状況を可視化できます。そして業務状況が可視化されることで、急な欠勤や退職にも対応しやすい状況となるため、業務が属人化し、進捗に支障をきたすこともありません。
業務効率や生産性の向上
ある業務に対して費やした時間や人員に対する成果状況の全体像を客観的に把握し、非効率な業務の改善策やリソースの最適化を実施することで、生産性の向上を図ることができます。また、外注費などのコストに無駄がないか、導入した設備やツールがうまく運用されているかどうかも日報の分析から読み取れる要素です。
問題の早期発見・対策
作成者個人の１日の動きを継続的に確認できる日報を読み解くことで、進捗の遅れがあるスタッフに対する負担の集中といった直接的な問題に加えて、作業者しか感じられない違和感や課題といった問題点を早期に発見し、対策を講じることができます。
従業員のスキル・モチベーションアップ
従業員にとって、日報の作成は面倒に感じることもある業務ですが、上司や同僚に対して自分の仕事への取り組みを共有することができる貴重な場です。このことを踏まえ、メンバーが自身の仕事やそれに対する成果を言語化した日報に対し、管理者の立場で適切な評価やアドバイスすることで、メンバーのスキルやパフォーマンスのさらなる改善が見込めます。
日報分析によって可視化された成果や取り組みにフィードバックをもらえる環境は、メンバーの日報作成、ひいては業務へのモチベーションアップにつながるでしょう。そして個人の改善策や成功事例を他のメンバーに展開することで、組織全体の知識やスキルの向上までも期待できます。
日報の作成を促すにはどうする？
適切な運用管理、分析がなされれば多くの効果をもたらす日報ですが、作成には毎日数十分の時間を要するため、作成者の負担は少なくありません。
日報分析は充実した日報の作成が大前提。日報に記載する内容が不足していたり、日報の作成に「意味がない」「面倒」と感じる従業員に充実した日報の作成を促すためには、日報の作成方法や運用方法に工夫が必要です。
日報のフォーマット化
日報作成者にとってネックになりがちなのが、多くの場合、「何をどう書くかまとめるのに時間がかかる」という点です。業務を整理して言語化、文章化するのは簡単ではありませんが、記載すべき内容が項目としてフォーマット化されていることで、心理的・時間的な負担を軽減できるでしょう。記載内容、入力場所、単位など日報の項目が事前に定められていればよりスムーズに入力ができ、また必要な情報の記載漏れも防ぐことができます。
日報に対して日々フィードバックを行う
「日報を書く意味はあるの？」と作成者に思わせてしまう大きな原因の１つに、日報のフィードバックがないということがあげられます。たとえマネージャーや管理者が日々目を通していたとしても、上司からのコメントがなく、「作成して終わり」になってしまっていると、丁寧に日報を作成する意味を感じられないかもしれません。
この意識は従業員の仕事に対するモチベーションにも影響を与えてしまいかねないため、マネージャーや管理者は「業務内容や成果を認めた上でアドバイスをする」という視点を持ってフィードバックを行いましょう。内容を否定する、指示ばかりを出すといったフィードバックは逆効果になりかねないため、あくまでも「ポジティブな評価」と「改善指示・提案」のバランスが大切です。
スケジュールやtodoリスト、メモとの連携
日報を作成する際、入力や転記の手間を取り除くことも重要です。その日の業務内容やタスク、業務中のメモを記載したシステムの仕様に沿って、そのままコピーアンドペーストできるようなフォーマットを用いれば、入力の手間と時間を軽減することができます。さらに、日々業務で使用するシステムと連携し、業務スケジュールやタスクを自動的に日報の下書きに反映できる仕組みがあれば理想的です。
日報作成システム・アプリの活用
日報作成システムやアプリ、またクラウドサービスを用いることで、社内にいなくても日報の入力を行うことができ、隙間時間を使って効率的に日報の作成ができます。
このようなシステムは日報のデータベース化・共有機能も充実しているため、管理者の目線でも有用です。作業時間のグラフ化など分析機能を持つほか、システムによってはAIで定量データを分析し予測を出したり、定性データをサマリにして検索しやすい状態に変換できるなど、日報作成と分析の効率化、業務改善のスピード感を飛躍的に高めます。
日報運用の見直しが生産性向上のカギとなる
日報作成は、従業員の仕事状況を把握するための大切な業務の一つですが、毎日の提出はどうしても面倒に感じてしまうものです。目を通す側としても、メンバーすべての日報を確認、フィードバックし分析まで行うことは決して楽な作業ではありません。
しかし「日報の作成」「管理・データベース化」「分析」それぞれのフェーズを最適化することで、従業員一人ひとりの成長、日報情報の定量的・定性的な分析によるチームやプロジェクトの効率化、コストの削減などさまざまなメリットが期待できます。現在の日報の運用に課題を感じているマネージャーや管理者にとって、日報運用の見直しやシステムの導入は今後の生産性向上の大きな足がかりとなるでしょう。
